Conciliação bancária
Conciliação bancária é o confronto, lançamento a lançamento, entre o extrato do banco e o que está registrado no financeiro da empresa, explicando cada diferença. Garante que o caixa do sistema é o caixa real.
A conciliação pega cada movimento do extrato e procura o lançamento correspondente no sistema: o boleto recebido, o pagamento ao fornecedor, a tarifa, a transferência entre contas. O que não encontra par vira pendência a explicar, e é nessa pendência que mora o erro ou a fraude.
O mal-entendido comum é achar que bater o saldo basta. Dois erros de sinal contrário se anulam, um recebimento baixado no cliente errado mantém o total certo, e o saldo fecha com o contas a receber todo torto. Conciliação é por lançamento, não por total.
Sem conciliação, o financeiro decide com base num saldo que pode não existir. Cliente que já pagou recebe cobrança, pagamento em duplicidade ao fornecedor só aparece quando alguém estranha, tarifa cobrada a mais passa sem contestação e o fechamento contábil do mês é feito sobre números que ninguém conferiu. É também o controle que mais cedo mostra desvio de dinheiro, porque todo movimento precisa de uma explicação registrada.
Há mais de um tipo de conciliação, e confundir os nomes atrapalha a conversa. A conciliação bancária confronta extrato e sistema financeiro. A de cartão confronta o que foi vendido com o que a credenciadora pagou, conferindo taxa, parcela, antecipação e estorno. A conciliação entre contas confere se a transferência que saiu de uma chegou na outra. E a conciliação contábil confere se o saldo da conta bancária no balancete bate com o extrato, o que depende de as anteriores estarem feitas.
Quanto ao jeito de fazer, ela pode ser manual, com o extrato em planilha ao lado do relatório do sistema; semiautomática, com o extrato importado no ERP e o casamento feito pela pessoa; ou automática, quando o sistema casa sozinho o que tem regra e entrega só a exceção. O extrato chega por arquivo no formato OFX, pelo arquivo de retorno da cobrança ou por integração direta com o banco, e o formato decide quanta informação vem junto para identificar quem pagou.
Onde ela emperra é na identificação. Pix que chega sem dizer de quem é, cliente que paga dois títulos numa transferência só, boleto pago com juros, recebimento de cartão que entra líquido de taxa e antecipado. Com vários bancos e várias contas, a equipe passa o começo do mês casando valor à mão.
As diferenças que mais aparecem têm causa conhecida: tarifa bancária e juros que ninguém lançou, imposto sobre operação financeira, recebimento identificado no cliente errado, título baixado sem o dinheiro ter entrado, pagamento lançado na data de agendamento e não na de débito, compensação no dia útil seguinte, estorno de cartão e lançamento em duplicidade. Conhecer a causa típica acelera a busca, porque a pergunta deixa de ser onde está o erro e passa a ser qual destes é.
Como fazer a conciliação bancária, passo a passo
- Importar o extrato de cada conta no período, por arquivo ou integração, sem redigitar.
- Conferir se o saldo inicial do extrato é o saldo final da última conciliação fechada.
- Casar cada movimento do extrato com o lançamento do sistema por valor, data e documento.
- Separar o que ficou sem par: o que está no banco e não no sistema, e o contrário.
- Explicar cada diferença pela causa: tarifa, juros, data de compensação, duplicidade, cliente errado.
- Lançar os ajustes no sistema com justificativa, e não só corrigir o saldo.
- Registrar a pendência que ficar aberta, com responsável e prazo.
- Fechar o período e impedir alteração retroativa sem registro.
Quando se aplica
- A empresa opera com várias contas e bancos e o fechamento do mês depende de dias de conferência manual.
- O contas a receber mostra cliente inadimplente que já pagou, porque o recebimento não foi identificado.
- Recebimento por cartão entra líquido e ninguém confere taxa, antecipação e estorno contra o que foi vendido.
- Pendências antigas de conciliação se acumulam e ninguém sabe mais explicar.
Quando não se aplica
- Automatizar antes de organizar o plano de contas e o cadastro. Regra em cima de cadastro bagunçado casa errado com confiança.
- Volume muito baixo de movimento, em que a conferência mensal leva pouco tempo e não justifica construir nada.
- Esperar que a automação resolva cliente que paga sem referência. Isso se resolve na cobrança, com identificação no pagamento.
Perguntas frequentes
Quem faz a conciliação bancária?
Em empresa média, o financeiro, com a contabilidade conferindo o resultado no fechamento. Quando a contabilidade é terceirizada, vale combinar quem concilia e com que prazo, porque o escritório que recebe o extrato no fim do mês consegue apontar a diferença, mas raramente consegue explicá-la.
Com que frequência fazer a conciliação bancária?
O ideal é a cada importação de extrato, o que em geral quer dizer todo dia útil. Conciliar uma vez por mês concentra centenas de linhas no fechamento, quando a memória do que aconteceu já se perdeu. A conciliação diária mantém a pendência pequena e o caso ainda fresco para quem precisa explicar; com várias contas e volume alto, ela deixa de ser luxo.
Dá para automatizar a conciliação bancária?
Dá, na parte previsível: importar o extrato por arquivo ou integração, casar o que tem regra clara e deixar para a pessoa só a exceção. O que decide o resultado é a qualidade da regra e o tratamento da pendência, que precisa ter dono e prazo, e não ficar acumulando de um mês para o outro.
O que fazer com a diferença que ninguém consegue explicar?
Registrar como pendência, com valor, data, conta, responsável e prazo, e não absorver num lançamento de ajuste genérico só para o saldo fechar. Ajuste sem causa apaga a trilha que levaria ao erro, e é nessa trilha que aparecem o pagamento em duplicidade e o desvio. Se o prazo vence sem explicação, a decisão sobre o lançamento passa para a contabilidade, com o histórico da busca anexado.
Conciliação bancária e fluxo de caixa são a mesma coisa?
Não. O fluxo de caixa projeta e acompanha entradas e saídas; a conciliação garante que as entradas e saídas registradas são as que aconteceram no banco. Fluxo de caixa sem conciliação projeta a partir de um ponto de partida que pode estar errado.
Extrato importado, casamento por regra e fila de exceção com dono, sem conferência linha a linha.
Termos relacionados
Saldo que bate não prova que o financeiro está certo.
O diagnóstico levanta quantas contas entram na conciliação, quanto tempo ela consome e que tipo de lançamento vira pendência todo mês.
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