O extrato chega todo dia. A conciliação chega quando alguém consegue parar para fazer.
Movimentos do banco, das maquininhas e dos adquirentes são confrontados com títulos e lançamentos por regras que a própria equipe define. O que casa é baixado sozinho. O que não casa vira uma lista curta, com a diferença e a provável causa ao lado.
O problema
Conciliar é fácil de explicar e cansativo de fazer, porque o volume nunca para.
A lógica é simples: cada movimento do banco precisa corresponder a algo registrado. O trabalho aparece nos detalhes, e são os detalhes que tomam a semana do financeiro ou do analista de BPO.
Um recebimento no banco corresponde a vários títulos, ou um título foi pago em partes, e a correspondência só se resolve com tentativa e erro.
Venda no cartão entra líquida de taxa, parcelada e em data diferente da venda, e conferir o que a adquirente repassou exige planilha paralela.
Tarifas, estornos e transferências entre contas próprias poluem o extrato e precisam ser reconhecidos um por um.
Com a conciliação atrasada, o saldo que a diretoria vê não é o saldo real, e a inadimplência só aparece quando já está grande.
Como a automação concilia sem planilha paralela
O analista deixa de procurar correspondência e passa a validar a exceção, com o histórico de cada decisão guardado.
Coleta diária dos movimentos
Extratos das contas e relatórios das adquirentes são obtidos todo dia pelos meios que cada banco oferece: arquivo padrão, integração ou, quando nada disso existe, robô no portal. A conciliação passa a ser diária, e não de fim de mês.
Regras de correspondência
Valor, data, documento, nome do pagador e identificador do boleto são combinados em regras de prioridade. Um recebimento pode casar com vários títulos, e vários recebimentos com um título, desde que a regra permita.
Taxas e recorrências reconhecidas
Tarifa bancária, taxa de cartão, antecipação e transferência entre contas próprias são identificadas pelo padrão e lançadas na conta certa, sem ocupar a fila de pendências do analista.
Pendência com sugestão
O movimento que não encontrou par aparece com os candidatos mais próximos e a diferença entre eles. Ao escolher, o analista pode transformar a decisão em regra nova, e a lista encolhe mês a mês.
Onde este caso termina
Concilia e lança. A leitura contábil do resultado continua com o profissional.
Conciliação automática (esta página)
- Os lançamentos e títulos já existem no sistema financeiro ou contábil.
- O gargalo é o tempo para casar o que entrou e saiu com o que foi registrado.
- Vale para a própria empresa e para escritório ou BPO que concilia para vários clientes.
Automação para escritório contábil
- A dor é a rotina inteira da competência, com documentos, guias e atendimento ao cliente.
- A conciliação é só uma das tarefas a automatizar no escritório.
A automação não classifica fato contábil ambíguo nem fecha o balanço. Ela deixa pronto o que tem regra e entrega ao contador a parte que pede julgamento.
Quando faz sentido
Faz sentido quando o extrato cresce e a conciliação passa a atrasar o fechamento.
Uma conta com poucos movimentos se concilia rápido à mão. Os sinais abaixo indicam que já não é o caso.
A conciliação é feita só no fim do mês, e o fechamento depende dela.
Existem várias contas bancárias e mais de uma adquirente de cartão.
Recebimentos agrupados ou parciais tomam a maior parte do tempo do analista.
O escritório ou BPO concilia para muitos clientes com a mesma equipe.
Como o projeto anda do extrato à baixa
Uma conta ou um cliente de BPO entra primeiro, para as regras serem calibradas antes de estender às demais.
ETAPA 01
Imersão
Levantamos contas, adquirentes e sistemas de lançamento, e acompanhamos o analista conciliando um período para registrar cada critério que ele usa sem perceber.
ETAPA 02
Engenharia
Transformamos esses critérios em regras com ordem de prioridade, definimos a janela de datas, a classificação de tarifas e o que exige aprovação antes da baixa.
ETAPA 03
Construção
Rodamos a conciliação sobre meses já fechados e comparamos com o que a equipe conciliou, ajustando regra por regra até os resultados coincidirem.
ETAPA 04
Homologação
A automação concilia em paralelo ao analista durante um fechamento. A partir do seguinte, ele revisa só as pendências e uma amostra das baixas automáticas.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Conta nova, mudança de layout do banco e troca de adquirente entram na manutenção, e o volume de pendências é acompanhado para ver onde cabe regra nova.
O que muda quando a conciliação é diária
Saldo real todo dia
A posição de caixa que a diretoria consulta reflete o banco de ontem, e não o do último fechamento.
Fechamento sem gargalo
O fim do mês começa com a conciliação quase pronta, e a equipe usa esses dias para análise.
Cada baixa explicada
Toda correspondência guarda a regra ou a pessoa que decidiu, o que facilita a auditoria e a revisão de erro.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre automatizar a conciliação
“A automação vai ter acesso às contas?”
Só de leitura, e pelo meio que o banco oferece para isso. Movimentar dinheiro não faz parte deste caso, e o acesso é registrado e revisável.
“Meu banco não manda arquivo.”
Quase todo banco oferece algum meio de exportar o extrato. Quando o único caminho é o portal, um robô faz o download, com a sustentação acompanhando mudanças de tela.
“E se a regra casar o título errado?”
Por isso as regras têm prioridade e o caso ambíguo vai para a pendência. Na homologação, amostras das baixas automáticas são revisadas até a regra merecer confiança.
“Serve para um BPO com dezenas de clientes?”
É onde mais rende. As regras comuns são reaproveitadas, e cada cliente ganha só as particularidades dele, o que permite crescer a carteira sem crescer a equipe no mesmo ritmo.
Frentes relacionadas
Voltar para Automação e Agentes de IAAutomação de Processos
Rotinas financeiras com regra, exceção e registro.
Integrações entre Sistemas
Banco, adquirente e sistema financeiro trocando dados por regra.
Automação para escritório contábil
A conciliação entre as rotinas de cada competência.
Conciliação bancária
O que é e por que ela importa para o caixa.
Outros casos desta frente
Conferência automática de nota fiscal de fornecedor
Nota de fornecedor confrontada com pedido de compra e recebimento por robô: o que bate é lançado, o que diverge chega ao fiscal com o motivo apontado.
Automação de entrada de pedidos de venda
Pedido que chega por e-mail, mensagem ou planilha lido, conferido contra o cadastro e lançado no ERP sem redigitação. A equipe revisa só a exceção.
Ordem de serviço com evidência, aprovação e relatório ao cliente
Ordem de serviço que só fecha com foto e assinatura, segue para aprovação do cliente quando precisa e gera o relatório de atendimento sem ninguém montar.
Organização e preparação de documentos com validação humana no jurídico
Documentos do cliente organizados, conferidos e montados em pasta e minuta pelo modelo do escritório, sempre com validação do advogado antes de qualquer uso.
Régua de cobrança automática com bloqueio de cadastro
Lembrete antes do vencimento, aviso no atraso e bloqueio de cadastro pela política de crédito, disparados e registrados sem planilha de cobrança.
Relatório gerencial montado automaticamente
O relatório que alguém monta toda semana copiando números de vários sistemas, coletado, conferido e entregue pronto, no formato que a diretoria já lê.
Próximo passo
Se a conciliação só fica em dia no fim do mês, o caixa passa semanas sendo lido de memória.
Com um período de extrato e os lançamentos correspondentes, mostramos quanto se concilia por regra e que tipo de pendência sobra para a equipe.
- Contas, adquirentes e meio de obter cada extrato
- Critérios que o analista usa hoje
- Conta ou cliente para começar