O cliente já mandou o pedido. Alguém ainda precisa digitar tudo de novo.
Pedido de venda que chega em PDF, corpo de e-mail, mensagem de representante ou planilha do comprador é interpretado, casado com o cadastro de produtos e clientes e lançado no ERP. A pessoa do comercial interno confere o que ficou de fora da regra, e não cada linha.
O problema
Cada cliente manda o pedido do seu jeito, e o ERP só aceita um.
O gargalo não está no ERP nem no vendedor. Está no intervalo entre o documento que o cliente envia e o registro que o sistema exige, um intervalo que hoje é atravessado por digitação.
O comprador do cliente usa o código dele, e o interno consulta uma tabela de equivalência mantida em planilha para achar o item correspondente antes de lançar.
Pedidos grandes chegam no fim do dia e só entram no sistema na manhã seguinte, atrasando separação, faturamento e a promessa de entrega.
Um dígito trocado na quantidade ou no código vira devolução, nota de ajuste e um cliente irritado, e ninguém sabe em que etapa o erro nasceu.
Quando o volume sobe em época de pico, a única saída é hora extra ou deixar pedido esperando na caixa de entrada.
Como a automação resolve a entrada de pedidos
Cada etapa que hoje é manual vira regra executada por agente de IA, robô ou integração, com a pessoa entrando só onde a regra não alcança.
Leitura do documento recebido
Um agente de IA extrai cliente, itens, quantidades, preços e condições do anexo ou do texto da mensagem, mesmo quando o layout muda de um comprador para outro. O que ele não consegue ler com segurança é marcado, e não adivinhado.
Casamento com o cadastro
O código do cliente é traduzido para o código interno pela tabela de equivalência, que passa a ser mantida num lugar só. Preço, unidade de venda e condição de pagamento são comparados com o que está acordado para aquele cliente.
Lançamento no ERP
Quando o ERP oferece meio de integração, o pedido entra por ele. Quando não oferece, um robô preenche a tela como faria o interno. Nos dois caminhos, o número do pedido gerado volta para o registro da automação.
Fila de exceção com motivo
Item sem equivalência, preço fora da tabela, cliente com restrição ou quantidade atípica param numa fila de revisão com a razão escrita. Resolvida a dúvida, a correção ensina a tabela e o próximo pedido igual passa sozinho.
Onde este caso termina
Automatiza o pedido que já chega. Não cria o canal por onde o cliente pede.
Entrada automática de pedidos (esta página)
- Os clientes continuam enviando pedido pelos canais de sempre, e a empresa não quer mudar isso.
- O ERP já registra pedidos e o problema é o tempo gasto para alimentá-lo.
- A regra de conferência existe e hoje está na cabeça de quem digita.
Software sob medida para distribuidora
- A empresa quer que o cliente faça o pedido sozinho, num portal com preço e condição próprios.
- A política comercial é complexa demais para caber no cadastro do ERP.
Muitas empresas começam automatizando a entrada e, com a fila de exceção na mão, descobrem se um portal B2B vale o investimento.
Quando faz sentido
O caso se paga quando o pedido chega por canais soltos e a digitação ocupa gente qualificada.
Se o volume é pequeno ou cada pedido exige negociação, a automação rende pouco. Os sinais abaixo indicam o contrário.
Há pessoas no comercial interno cuja rotina principal é digitar pedido recebido.
Os mesmos clientes enviam pedidos recorrentes, com itens que se repetem.
Erros de código ou quantidade aparecem com frequência em devoluções e notas de ajuste.
O prazo de entrega prometido depende de o pedido entrar no sistema no mesmo dia.
Como o projeto anda do e-mail ao ERP
O primeiro grupo de clientes entra na automação antes dos demais, para a regra ser provada com pedidos reais.
ETAPA 01
Imersão
Reunimos uma amostra de pedidos recentes de cada canal, acompanhamos o interno lançando alguns deles e anotamos cada consulta que ele faz fora do ERP.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos os formatos aceitos, a tabela de equivalência, as conferências de preço e condição, o meio de lançamento e o que obriga a parar para revisão.
ETAPA 03
Construção
Montamos leitura, casamento e lançamento, e reprocessamos pedidos antigos comparando o resultado com o que foi digitado à época.
ETAPA 04
Homologação
Os clientes escolhidos passam a ter o pedido lançado pela automação, com o interno conferindo tudo no início e depois só a amostra e a fila de exceção.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Cliente novo, layout novo e mudança no ERP entram na rotina de manutenção, e a fila de exceção é analisada todo mês para encolher.
O que muda depois que o pedido entra sozinho
Pedido no sistema no mesmo dia
O que chega à tarde já está lançado quando a separação começa, e a promessa de entrega deixa de depender da fila de digitação.
Interno cuidando de cliente
O tempo que ia para a digitação vai para a negociação, o acompanhamento de pedido em atraso e o cliente que precisa de atenção.
Erro com origem conhecida
Cada lançamento guarda o documento original e a regra aplicada, então uma divergência é rastreada até a causa.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre automatizar a entrada de pedidos
“A IA vai lançar um pedido errado?”
Ela só lança o que passou em todas as conferências combinadas. Qualquer dúvida sobre item, preço ou quantidade manda o pedido para revisão, com o trecho duvidoso destacado.
“E pedido escaneado ou foto de papel?”
É lido também, com mais pedidos caindo na fila de revisão quando a imagem está ruim. O diagnóstico mede quantos chegam assim antes de prometer qualquer coisa.
“Nosso ERP é antigo e não tem integração.”
Nesse caso o lançamento é feito por robô na tela do ERP. É mais sensível a mudança de versão, e por isso a sustentação acompanha cada atualização.
“O cliente precisa mudar alguma coisa?”
Não. Ele segue mandando o pedido como sempre mandou. Esse é o ponto do caso: tirar o atrito de dentro de casa sem pedir nada a quem compra.
“Quem responde se o pedido some?”
Todo documento recebido fica registrado com o estado em que está: lido, lançado, em revisão ou recusado. Nenhum pedido desaparece entre a caixa de entrada e o ERP.
Frentes relacionadas
Voltar para Automação e Agentes de IAAutomação de Processos
Fluxos com regra, exceção e registro sobre os sistemas existentes.
RPA
Robô para lançar no sistema que não oferece integração.
Automação para distribuidoras
O pedido do representante entre os processos automatizados da distribuição.
Automação para indústria
Pedido de cliente industrial lançado sem redigitação.
Outros casos desta frente
Ordem de serviço com evidência, aprovação e relatório ao cliente
Ordem de serviço que só fecha com foto e assinatura, segue para aprovação do cliente quando precisa e gera o relatório de atendimento sem ninguém montar.
Organização e preparação de documentos com validação humana no jurídico
Documentos do cliente organizados, conferidos e montados em pasta e minuta pelo modelo do escritório, sempre com validação do advogado antes de qualquer uso.
Régua de cobrança automática com bloqueio de cadastro
Lembrete antes do vencimento, aviso no atraso e bloqueio de cadastro pela política de crédito, disparados e registrados sem planilha de cobrança.
Relatório gerencial montado automaticamente
O relatório que alguém monta toda semana copiando números de vários sistemas, coletado, conferido e entregue pronto, no formato que a diretoria já lê.
Atendimento de status e segunda via no WhatsApp com IA
Agente de IA que consulta o sistema e responde status de pedido, previsão de entrega e segunda via de boleto no WhatsApp, passando para uma pessoa o que pede conversa.
Abertura automática de ocorrência a partir do evento
Janela perdida, parada fora do previsto, recusa ou avaria viram ocorrência no momento do evento, com responsável, prazo e dados da entrega já preenchidos.
Próximo passo
Se o pedido do cliente passa por um teclado antes de chegar ao ERP, dá para medir quanto isso custa.
Na conversa, olhamos uma amostra dos seus pedidos e dizemos que parte entra sozinha, que parte vai para revisão e qual canal atacar primeiro.
- Canais e formatos em que os pedidos chegam hoje
- Meio de lançamento possível no seu ERP
- Primeiro grupo de clientes para automatizar