A política de crédito está escrita. Quem aplica, quando dá tempo, é o financeiro.
Cada título em aberto segue sozinho a sequência combinada: lembrete antes do vencimento, aviso no dia, contato no atraso e, quando a política manda, bloqueio do cadastro para novas vendas. Pagou, o bloqueio sai. Quem precisa de negociação chega ao financeiro com o histórico pronto.
O problema
Cobrança manual depende de lembrar. E ninguém lembra de todos os títulos.
A maior parte dos atrasos não é má-fé: é boleto esquecido, e-mail perdido, pagador que mudou. O que falta é constância no contato, e constância é exatamente o que uma pessoa com outras tarefas não consegue garantir.
A lista de vencidos é tirada do sistema, colada numa planilha e trabalhada por ordem de valor, e os títulos pequenos ficam para depois até virarem muitos.
O cliente em atraso continua comprando porque o bloqueio depende de alguém lembrar de marcá-lo no cadastro.
Quando o cliente paga, o desbloqueio também é manual, e o vendedor liga reclamando que o pedido não sai.
Ninguém sabe dizer, para um título específico, quantas vezes e por qual canal o cliente foi avisado.
O que a automação faz em cada título
A régua é a mesma para todos, com as exceções que a política prevê, e cada passo fica registrado no próprio título.
Sequência de contatos por prazo
Os títulos são lidos todos os dias no sistema financeiro. Conforme a distância do vencimento, sai a mensagem da etapa certa pelo canal combinado com cada cliente, com boleto ou chave de pagamento anexada.
Bloqueio e desbloqueio pela política
Quando o atraso atinge o limite da política, o cadastro é bloqueado para novos pedidos no ERP. Assim que o pagamento é identificado, o bloqueio é retirado e o vendedor responsável é avisado.
Resposta do cliente tratada
Se o cliente responde dizendo que já pagou, pede prorrogação ou contesta o valor, um agente de IA registra a resposta, pede o comprovante quando cabe e encaminha para o financeiro o que depende de decisão.
Fila de negociação para o financeiro
Quem ultrapassou a última etapa da régua, ou pediu negociação, aparece numa fila com valor, histórico de contatos e compras recentes. A conversa humana começa informada.
Onde este caso termina
Aplica a política de cobrança da empresa. Não é cobrança terceirizada nem negativação.
Régua automática (esta página)
- A empresa tem, ou quer escrever, uma política clara de contato e de bloqueio.
- O sistema financeiro registra títulos e baixas, e a régua lê e escreve nele.
- O relacionamento com o cliente continua sendo da empresa.
Agente de IA para WhatsApp
- O foco é o cliente pedir segunda via e consultar pendências por conta própria.
- A empresa quer um canal de atendimento que resolva mais do que cobrança.
Protesto, negativação em órgão de crédito e cobrança judicial seguem com o jurídico ou com empresa especializada. A régua pode sinalizar quem chegou a esse ponto, e para aí.
Quando faz sentido
Rende quando a carteira tem muitos títulos e a cobrança é feita por ordem de urgência.
Com poucos clientes grandes, cobrança é relacionamento e se faz por telefone. Os sinais abaixo apontam para volume.
A carteira tem muitos títulos de valor pequeno ou médio vencendo toda semana.
Clientes em atraso seguem comprando porque o bloqueio é manual.
O financeiro não consegue contatar todos os vencidos antes que o atraso aumente.
Não existe registro confiável de quem foi cobrado, quando e como.
Como o projeto anda da política à régua no ar
A régua entra primeiro para uma parte da carteira, e o bloqueio automático só é ligado depois que a leitura das baixas estiver confiável.
ETAPA 01
Imersão
Levantamos a política de crédito escrita e a aplicada de verdade, o sistema onde estão os títulos, os canais com cada cliente e como a baixa de pagamento acontece hoje.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos etapas, prazos, mensagens, canal por cliente, limite de bloqueio, exceções como cliente estratégico e o que faz um título sair da régua.
ETAPA 03
Construção
Montamos a leitura dos títulos, os disparos, o bloqueio no ERP e o tratamento das respostas, e testamos com títulos reais sem enviar nada ao cliente.
ETAPA 04
Homologação
A régua passa a enviar para um grupo de clientes, com o financeiro acompanhando cada disparo. O bloqueio automático entra quando a leitura das baixas não falha mais.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Mudança de política, nova conta de recebimento e ajuste de mensagem entram na manutenção, junto com a revisão dos títulos que chegaram ao fim da régua.
O que muda quando todo título é lembrado
Nenhum vencido esquecido
O título pequeno recebe o mesmo cuidado que o grande, e o atraso por esquecimento para de crescer sem ser visto.
Política aplicada igual para todos
Bloqueio e liberação seguem a regra, e não a memória ou a pressão do dia, com exceções registradas.
Financeiro na negociação
A equipe conversa com quem precisa de conversa, já sabendo o que foi enviado e o que o cliente respondeu.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre automatizar a cobrança
“Mensagem automática não irrita o cliente?”
Irrita quando é insistente ou errada. A régua é desenhada com a empresa, com tom e frequência combinados, e para na hora em que o pagamento é identificado.
“E o cliente estratégico que não pode ser bloqueado?”
Entra como exceção na política, com o responsável definido. O bloqueio dele passa a ser decisão de uma pessoa, avisada no momento certo.
“Se o pagamento cair e o sistema não souber?”
A régua depende da baixa estar em dia. Por isso ela costuma vir junto com a conciliação automática, e o bloqueio só é ligado quando a baixa é confiável.
“Por onde as mensagens saem?”
Pelo canal que cada cliente usa e aceitou: e-mail, WhatsApp oficial ou os dois. O canal é definido na engenharia, respeitando o cadastro de contatos.
Frentes relacionadas
Voltar para Automação e Agentes de IAOutros casos desta frente
Relatório gerencial montado automaticamente
O relatório que alguém monta toda semana copiando números de vários sistemas, coletado, conferido e entregue pronto, no formato que a diretoria já lê.
Atendimento de status e segunda via no WhatsApp com IA
Agente de IA que consulta o sistema e responde status de pedido, previsão de entrega e segunda via de boleto no WhatsApp, passando para uma pessoa o que pede conversa.
Abertura automática de ocorrência a partir do evento
Janela perdida, parada fora do previsto, recusa ou avaria viram ocorrência no momento do evento, com responsável, prazo e dados da entrega já preenchidos.
Aprovação de compra com alçada, prazo e escalonamento
Requisição de compra que segue a alçada por valor e centro de custo, com prazo para cada aprovador e escalonamento automático quando alguém não responde.
Status de entrega enviado automaticamente ao cliente
Coleta, saída para entrega, atraso e entrega concluída comunicados ao destinatário e ao embarcador pelo próprio evento do sistema, sem alguém lembrar de avisar.
Baixa de entrega com comprovante lido automaticamente
Foto do canhoto enviada pelo motorista lida por IA, associada à nota certa e anexada à entrega, com a baixa feita no sistema sem digitação.
Próximo passo
Se o cliente em atraso ainda consegue comprar, a política de crédito existe só no papel.
Revisamos com o financeiro a política atual, a carteira em aberto e o registro de baixas, e desenhamos a primeira versão da régua.
- Política de contato e de bloqueio
- Sistema dos títulos e forma de baixa
- Parte da carteira para começar