A requisição está pronta. Falta uma assinatura, e ninguém sabe de quem.
A requisição de compra vai direto para quem tem alçada para aprová-la, conforme valor, categoria e centro de custo. Cada aprovador tem prazo, recebe lembrete e, se não responder, a requisição sobe para o nível seguinte. O comprador acompanha tudo sem perguntar a ninguém.
O problema
A regra de alçada existe. O que falta é alguém garantir que ela ande.
Toda empresa com algum porte tem uma tabela dizendo quem aprova o quê. O atraso nasce no percurso: a requisição fica num e-mail, numa pasta ou numa conversa, esperando alguém que está em reunião, em viagem ou de férias.
O solicitante manda a requisição para quem ele acha que aprova, e ela volta dias depois porque o valor exigia outro nível.
O aprovador está fora, a requisição espera, e o comprador só descobre quando o material já está faltando na operação.
Para agilizar, alguém aprova por mensagem, e a auditoria interna não encontra depois o registro de quem autorizou.
A área de compras gasta parte do dia cobrando aprovações, e não negociando com fornecedores.
Como a automação faz a aprovação andar
A tabela de alçadas vira regra executada pelo fluxo, e cada decisão fica registrada com data, hora e responsável.
Roteamento pela alçada
Valor, categoria de gasto, centro de custo e se o item está ou não no orçamento definem a rota. Compra acima de certo patamar pode exigir dois níveis, ou a área técnica antes do financeiro.
Prazo, lembrete e escalonamento
Cada etapa tem prazo. Perto do fim, o aprovador recebe lembrete. Vencido o prazo, a requisição vai para o substituto ou para o nível acima, conforme a regra, e o solicitante fica sabendo.
Aprovação onde o aprovador estiver
O pedido chega com o resumo, os orçamentos anexos e o saldo do centro de custo, e pode ser aprovado ou recusado pelo celular, com justificativa obrigatória na recusa.
Pedido gerado no ERP ao fim da rota
Aprovada a requisição, o pedido de compra é criado ou liberado no ERP por integração ou robô, com o histórico da aprovação associado a ele. O comprador segue direto para o fornecedor.
Onde este caso termina
Faz a regra de aprovação acontecer. Quem decide a regra é a empresa.
Aprovação automatizada (esta página)
- Existe uma política de alçadas, mesmo que informal, e o problema é o percurso.
- As compras já são registradas num ERP ou sistema de suprimentos.
- A mesma lógica serve para ordem de manutenção, reembolso e liberação de pagamento.
Software sob medida para construtora
- A compra depende de medição, orçamento de obra ou regra que nenhum sistema atual registra.
- Falta o sistema onde a requisição nasce, e não só o fluxo que a aprova.
Se a empresa ainda não tem política de alçada escrita, a Imersão ajuda a colocá-la no papel. A automação aplica o que foi decidido, sem inventar regra.
Quando faz sentido
Faz sentido quando a espera por aprovação atrasa a operação mais do que a própria compra.
Em empresa pequena, com um único aprovador, o fluxo resolve pouco. Os sinais abaixo mostram quando o caso é outro.
Há mais de um nível de aprovação e a alçada depende do valor ou da área.
Requisições ficam paradas sem que o solicitante saiba com quem estão.
A auditoria interna pede evidência de aprovação e ela está espalhada em e-mails.
Material já faltou na operação por causa de uma aprovação esquecida.
Como o projeto anda da tabela de alçadas ao fluxo
Começamos por uma categoria de compra ou uma unidade, e estendemos quando o fluxo estiver funcionando sem suporte.
ETAPA 01
Imersão
Levantamos a política de alçada, quem aprova de verdade, onde a requisição nasce e onde mais para, ouvindo solicitantes, compradores e aprovadores.
ETAPA 02
Engenharia
Desenhamos as rotas, os prazos de cada etapa, os substitutos, o conteúdo da notificação e a forma de liberar o pedido no ERP ao final.
ETAPA 03
Construção
Montamos o fluxo, as notificações e a integração com o ERP, e simulamos requisições de valores e áreas diferentes para conferir cada rota.
ETAPA 04
Homologação
A unidade escolhida passa a usar o fluxo para todas as compras. Ajustamos prazo e texto de notificação com base no que os aprovadores relatam.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Mudança de estrutura, troca de gestor, novo centro de custo e revisão de alçada são aplicadas na manutenção, sem reabrir o projeto.
O que muda quando a aprovação tem dono e prazo
Requisição que não empaca
Aprovador ausente deixa de ser motivo para a compra parar, porque o fluxo sabe para quem mandar em seguida.
Evidência pronta para auditoria
Cada compra tem o registro de quem aprovou, quando e com quais documentos, sem procurar em caixa de e-mail.
Gargalo visível
O tempo de cada etapa fica medido, e a empresa enxerga onde a aprovação demora e pode revisar a própria regra.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre automatizar aprovações
“Nosso ERP já tem aprovação.”
Muitos têm, e quando atendem, o melhor é usar. O caso entra quando a aprovação do ERP não escalona, não avisa ou exige que o aprovador entre no sistema para ver a requisição.
“Os diretores não vão usar mais uma ferramenta.”
Por isso a aprovação chega onde eles já estão, com resumo e botão de decisão. Ninguém precisa aprender sistema novo para aprovar.
“Aprovar pelo celular é seguro?”
A aprovação é vinculada à identidade do aprovador, e cada decisão fica registrada. Para valores altos, a regra pode exigir confirmação adicional.
“Serve para outras aprovações?”
Serve para qualquer decisão com alçada: reembolso, contratação, ordem de manutenção, desconto comercial. O primeiro fluxo costuma ser o de compras porque é o que mais pesa.
Frentes relacionadas
Voltar para Automação e Agentes de IAAutomação de Processos
Fluxos de aprovação com prazo, regra e registro.
Automação para indústria
Compra de insumo e manutenção sem esperar assinatura.
Automação para construtoras
Aprovação de compra de obra entre escritório e canteiro.
Automação para hospitais
Suprimentos com alçada no ambiente hospitalar.
Outros casos desta frente
Status de entrega enviado automaticamente ao cliente
Coleta, saída para entrega, atraso e entrega concluída comunicados ao destinatário e ao embarcador pelo próprio evento do sistema, sem alguém lembrar de avisar.
Baixa de entrega com comprovante lido automaticamente
Foto do canhoto enviada pelo motorista lida por IA, associada à nota certa e anexada à entrega, com a baixa feita no sistema sem digitação.
Coleta e validação de documentos de cliente em contabilidade e BPO
Escritório contábil e BPO: pedido de documentos por competência, lembrete a quem não enviou, conferência do que chegou e arquivamento na pasta certa, sem cobrança manual.
Conciliação bancária automática
Extrato, cartão e recebíveis confrontados com os lançamentos por regra: o que casa é baixado, o que sobra chega ao analista com a diferença apontada.
Conferência automática de nota fiscal de fornecedor
Nota de fornecedor confrontada com pedido de compra e recebimento por robô: o que bate é lançado, o que diverge chega ao fiscal com o motivo apontado.
Automação de entrada de pedidos de venda
Pedido que chega por e-mail, mensagem ou planilha lido, conferido contra o cadastro e lançado no ERP sem redigitação. A equipe revisa só a exceção.
Próximo passo
Se o comprador passa a manhã perguntando se já aprovaram, o fluxo pode fazer essa pergunta por ele.
Levantamos com compras e diretoria a política de alçada, as rotas reais e os pontos de espera, e propomos o primeiro fluxo.
- Política de alçada atual, escrita ou praticada
- Onde a requisição nasce e onde o pedido é liberado
- Categoria ou unidade para começar