O motorista fotografou o canhoto. Agora alguém precisa achar a nota e dar a baixa.
A foto do comprovante que chega pelo aplicativo ou pela mensagem do motorista é lida, reconhecida pelo número da nota e ligada à entrega correspondente. A baixa acontece no sistema de transporte, e a imagem ilegível ou sem assinatura vai para revisão, com o motivo.
O problema
A entrega terminou no cliente. No sistema, ela termina dias depois.
O comprovante assinado é a prova de que a entrega aconteceu, e o embarcador só paga o frete com ele. Entre a foto tirada na porta do cliente e a baixa registrada, porém, existe uma fila manual que ninguém gosta de fazer.
Os motoristas mandam dezenas de fotos por mensagem ao fim da rota, e um analista abre uma por uma para descobrir de qual nota se trata.
Foto tremida, canhoto sem assinatura ou com data errada só é percebido semanas depois, quando o embarcador contesta a cobrança.
Enquanto a baixa não é feita, a entrega aparece como pendente, e o embarcador liga perguntando algo que já aconteceu.
O faturamento do frete espera o comprovante estar no sistema, e o caixa espera junto.
O que a automação faz com cada comprovante
Recebimento, leitura, conferência e baixa encadeados, com a pessoa entrando só quando a imagem não permite concluir.
Recebimento pelo canal que o motorista já usa
Seja pelo aplicativo de entrega, seja por mensagem, a foto é recebida com o remetente e o horário. Motorista agregado ou terceiro que não usa o aplicativo manda do mesmo jeito que manda hoje.
Leitura e identificação
A IA lê número da nota, série, data e presença de assinatura e carimbo no canhoto. Com o número e a rota do motorista, a entrega correspondente é localizada no sistema de transporte.
Anexo e baixa
Com o comprovante válido, a imagem é anexada à entrega e a baixa é registrada com data e hora da foto. O embarcador que recebe comprovantes por portal ou arquivo tem o envio feito na mesma etapa.
Pedido de nova foto quando precisa
Imagem ilegível, sem assinatura ou de nota que não pertence à rota gera resposta automática ao motorista, ainda com ele perto do cliente, pedindo nova foto. O que continuar sem solução vai para o analista.
Onde este caso termina
Lê, confere e dá a baixa. Não resolve a entrega que não aconteceu.
Baixa automática (esta página)
- O comprovante já é fotografado, e o gargalo está no escritório.
- O sistema de transporte registra a baixa e aceita anexo.
- A empresa quer fechar a entrega no sistema no mesmo dia em que ela acontece.
Abertura automática de ocorrência
- A entrega teve recusa, avaria ou ausência, e o foco é tratar a exceção.
- O que falta é saber do problema a tempo, e não registrar o sucesso.
Onde o canhoto ainda é só papel, recolhido ao fim da semana, o primeiro passo é o motorista fotografar. A automação começa a partir daí.
Quando faz sentido
Faz sentido quando a baixa atrasa o faturamento do frete e ocupa gente no escritório.
Com poucas entregas por dia, um analista resolve. Os sinais abaixo mostram quando o volume já pede automação.
Há pessoas dedicadas a abrir fotos de canhoto e dar baixa.
Embarcadores contestam cobranças por falta ou problema no comprovante.
Entregas feitas aparecem como pendentes por dias no sistema.
Motoristas agregados mandam comprovantes por canais variados.
Como o projeto anda da foto à baixa
Um grupo de rotas ou um embarcador entra primeiro, para calibrar a leitura com os comprovantes reais da operação.
ETAPA 01
Imersão
Recolhemos uma amostra de fotos de comprovante de várias rotas, vemos como a baixa é feita hoje e quais embarcadores exigem envio próprio.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos o que torna um comprovante válido, como localizar a entrega, o texto da resposta ao motorista e o que vai para revisão humana.
ETAPA 03
Construção
Montamos recebimento, leitura, localização e baixa, e processamos fotos já baixadas pela equipe para comparar com o que ela decidiu.
ETAPA 04
Homologação
As rotas escolhidas passam a ter baixa automática, com o analista conferindo uma amostra diária e toda a fila de revisão.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Novo embarcador, novo modelo de canhoto, mudança no aplicativo e atualização do sistema de transporte são tratados na manutenção.
O que muda quando a baixa acompanha a entrega
Frete faturado mais cedo
Com o comprovante no sistema no mesmo dia, a cobrança do frete não espera a fila do escritório.
Menos contestação
Comprovante ruim é pedido de novo enquanto o motorista ainda está perto, e não descoberto semanas depois.
Analista fora da fila de fotos
O tempo que ia para abrir imagem vai para a ocorrência, o embarcador e a entrega que deu problema.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre baixa automática
“A IA consegue ler canhoto amassado?”
Consegue boa parte, e sabe dizer quando não consegue. O comprovante duvidoso nunca vira baixa automática: vai para revisão ou gera pedido de nova foto.
“Nossos motoristas não usam aplicativo.”
A foto pode chegar por mensagem, como já chega hoje. O que muda é quem abre a mensagem e dá a baixa.
“A foto vale como prova para o embarcador?”
Vale o que o contrato com cada embarcador estabelecer. A automação guarda a imagem original com data, hora e remetente, e segue as exigências combinadas.
“E se a nota não estiver na rota do motorista?”
É uma das conferências. Nota fora da rota vai para revisão, porque pode ser erro de leitura ou troca de carga, e as duas coisas pedem uma pessoa.
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Próximo passo
Se o comprovante já existe no celular do motorista, a baixa não precisa esperar o escritório.
Com uma amostra de fotos e o fluxo de baixa atual, mostramos quanto seria lido sozinho e o que ficaria para revisão.
- Canais por onde as fotos chegam
- Exigências de comprovante de cada embarcador
- Rotas para começar