Automação e Agentes de IA · Caso de uso — O embarcador pediu a cotação às nove da manhã. A resposta saiu à tarde, depois que outra transportadora fechou a carga.
Os pedidos de cotação que chegam por e-mail, WhatsApp, planilha anexada ou portal são lidos, completados e calculados pela tabela de frete e pelas regras comerciais que já estão no TMS ou no sistema de cotação da empresa. A proposta volta ao cliente com número, validade e condições, e só o pedido que foge da regra passa por uma pessoa do comercial.
O problema
Quem cota frete o dia inteiro faz conta que o sistema já sabe fazer.
A tabela por faixa de peso e região, as taxas adicionais e o desconto de cada cliente já estão cadastrados. O tempo da equipe comercial vai para tirar os dados da mensagem, conferir se falta alguma informação, digitar no sistema e transformar o resultado numa resposta apresentável. Quando o volume de pedidos sobe, a fila de cotações cresce e o cliente fecha com quem respondeu primeiro.
O pedido chega em texto livre, com CEP sem número, peso sem medidas ou valor da mercadoria faltando, e o cotador precisa voltar ao cliente antes de calcular qualquer coisa.
Cada cotação é redigitada no TMS ou numa planilha paralela, e o mesmo embarcador recebe valores diferentes conforme quem atendeu.
Taxa de entrega em área difícil, agendamento, seguro sobre o valor da carga e pedágio são esquecidos na pressa e só aparecem quando o frete já foi faturado com prejuízo.
Ninguém acompanha o que foi cotado e não virou coleta, e o comercial não sabe por que perde as cargas que perde.
O que a automação resolve em cada pedido de cotação
Leitura, cálculo, resposta e acompanhamento ligados ao sistema em que a tabela de frete já mora, sem criar uma segunda fonte de valores.
Pedido entendido em qualquer formato
Um agente de IA lê o e-mail, a mensagem do WhatsApp, a planilha com vários destinos ou o formulário do portal e extrai origem, destino, peso, volumes, medidas, valor da nota e tipo de carga. Quando falta um dado indispensável, ele pergunta ao cliente na mesma conversa, e a cotação só segue para o cálculo com tudo preenchido.
Cálculo pela tabela que já está no TMS
O pedido é lançado no módulo de cotação do TMS por integração, ou por robô na tela quando não há outro meio, e o próprio sistema aplica faixa de peso, peso cubado, região, taxas adicionais e a tabela negociada daquele cliente. A automação não guarda valor nenhum por conta própria: se a tabela muda no sistema, a resposta muda junto.
Regra que separa o automático do comercial
A operação escreve o que pode ser respondido sem revisão e o que exige uma pessoa: carga com dimensão fora do padrão, produto que pede cuidado especial, destino sem atendimento próprio, valor de mercadoria acima do limite combinado ou pedido de desconto. Esses casos chegam ao comercial com os dados já organizados e o cálculo de referência pronto.
Proposta com número e validade
A resposta sai no canal em que o pedido entrou, com número da cotação, prazo estimado de entrega, condições e validade. O registro fica no TMS, e quando o cliente responde que aceita, a cotação vira solicitação de coleta sem que alguém precise digitar os dados de novo.
Embarcador cotando com várias transportadoras
Do outro lado do balcão, a distribuidora ou a indústria que contrata frete envia o mesmo pedido às transportadoras cadastradas, recebe as respostas por e-mail ou portal, organiza tudo num comparativo com valor, prazo e histórico de cada uma e indica a escolhida pela regra da empresa. A decisão final continua com quem compra o frete.
Onde este caso termina
Responde a cotação com o que o sistema calcula. Não inventa tabela nem negocia frete.
Cotação de frete automática (esta página)
- A tabela de frete e as regras comerciais já estão cadastradas no TMS ou no sistema de cotação.
- O gargalo está em ler, completar, digitar e responder os pedidos, e não em definir o preço.
- Serve à transportadora que responde cotações e ao embarcador que cota com várias transportadoras.
Software sob medida para logística
- A tabela vive numa planilha com fórmulas que só uma pessoa entende, e nenhum sistema da empresa calcula o frete.
- A regra de preço da operação não cabe no módulo de cotação contratado.
Desconto, frete fora da tabela e aceite de carga especial são decisões comerciais. A automação entrega o pedido completo e o cálculo de referência, e quem tem alçada decide.
Quando faz sentido
Compensa quando a cotação demora por fila, e não por falta de regra de preço.
Com poucos pedidos por semana, o cotador responde rápido. Os sinais abaixo mostram que o volume já passou desse ponto.
Os pedidos de cotação entram por e-mail, WhatsApp e portal, e alguém digita cada um no TMS.
A equipe comercial gasta boa parte do dia em cotações de carga comum, com tabela conhecida.
Clientes reclamam da demora na resposta ou fecham com quem respondeu antes.
Taxas adicionais esquecidas aparecem depois, na conferência do faturamento.
Ninguém sabe dizer quantas cotações viraram coleta no último mês.
Como o projeto anda do pedido à proposta
O tipo de carga com mais pedidos e tabela mais estável entra primeiro, para calibrar leitura e regra de exceção antes de ampliar.
ETAPA 01
Imersão
Reunimos pedidos de cotação reais de cada canal, acompanhamos o cotador respondendo e listamos onde a tabela está cadastrada, quais taxas ele confere de cabeça e em que situação ele chama o gerente comercial.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos os dados obrigatórios por tipo de carga, as perguntas que o agente faz quando algo falta, a regra de exceção, o texto da proposta e o caminho de integração ou de robô até o módulo de cotação.
ETAPA 03
Construção
Ligamos canais e TMS e recalculamos cotações já respondidas pela equipe, comparando valor, taxas e prazo até a resposta automática coincidir com a que o comercial enviou.
ETAPA 04
Homologação
Durante as primeiras semanas a proposta é gerada e conferida por uma pessoa antes de sair. Quando as conferências deixam de encontrar diferença, a carga comum passa a ser respondida direto.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Reajuste de tabela, cliente com condição nova, mudança de tela no sistema e novo canal de pedido entram na manutenção, e os pedidos que caíram na exceção são revisados todo mês para ver o que vira regra.
O que muda quando a cotação responde sozinha
Resposta enquanto o cliente ainda decide
A carga comum é cotada assim que o pedido chega completo, inclusive fora do expediente, e o comercial deixa de perder carga por demora.
Mesmo valor para o mesmo pedido
Tabela, taxas e condição do cliente são aplicadas sempre pelo sistema, e a cotação deixa de variar conforme quem atendeu.
Cotação que vira número
Com cada proposta registrada, a empresa enxerga quanto cotou, quanto fechou e em que rota ou tipo de carga está perdendo.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre cotação de frete automática
“A IA vai decidir o valor do frete?”
Não. Ela lê o pedido e organiza os dados. O valor sai da tabela e das regras cadastradas no TMS, e qualquer desconto ou condição fora da tabela depende de alguém do comercial com alçada para isso.
“Nosso TMS não tem integração para cotação.”
O lançamento pode ser feito por robô na tela de cotação, do jeito que o cotador faz hoje. Se houver integração disponível, ela tem preferência, e o caminho é definido no diagnóstico, olhando o sistema da própria transportadora.
“O cliente manda pedido em formatos muito diferentes.”
Por isso a leitura é feita por um agente de IA, e não por um modelo fixo de formulário. Mensagens confusas ou com dado faltando geram pergunta ao cliente, e o que continuar ambíguo vai para uma pessoa.
“E a cotação com vários destinos numa planilha só?”
Cada linha vira um cálculo no sistema, e a resposta volta consolidada no formato que o cliente mandou, com o total e o detalhe por destino.
“Somos distribuidora e quem cota somos nós.”
O fluxo se inverte: o pedido sai para as transportadoras cadastradas, as respostas são lidas e o comparativo chega pronto para quem compra o frete escolher. A escolha pode seguir regra de prazo e histórico, mas a aprovação continua com a empresa.
Frentes relacionadas
Voltar para Automação e Agentes de IAAutomação logística
A cotação entre as outras rotinas da transportadora.
Automação para distribuidora
Pedido, crédito e frete conectados no atacado.
Agente de IA para WhatsApp
O canal em que boa parte dos pedidos de cotação chega.
RPA
Lançamento na tela de cotação quando o sistema não oferece integração.
TMS
O sistema em que a tabela de frete e a cotação ficam registradas.
Próximo passo
Se a cotação chega antes da concorrência só quando o cotador está livre, a fila é o primeiro ponto a automatizar.
Com uma amostra de pedidos recentes e o acesso à tabela de frete, mostramos quais cotações sairiam sozinhas, quais iriam para o comercial e por qual motivo.
- Canais por onde os pedidos de cotação chegam
- Sistema em que a tabela de frete está cadastrada
- Critérios que hoje levam a cotação ao gerente
Outros casos desta frente
- Cotação de seguro automática para corretoras
- Automação de entrada de pedidos de venda
- Esteira de emissão de apólice: da proposta aceita à apólice entregue
- Fechamento contábil automatizado com robôs e revisão do contador
- Ordem de serviço com evidência, aprovação e relatório ao cliente
- Organização e preparação de documentos com validação humana no jurídico