Automação e Agentes de IA · Caso de uso — O cliente aceitou a proposta na segunda. A apólice ficou parada esperando um documento que ninguém pediu.
Depois do aceite, cada proposta entra numa esteira com etapas definidas: documentos conferidos, pendências cobradas do cliente, envio à seguradora pelo portal ou pela integração, acompanhamento do status até a emissão e conferência da apólice contra o que foi vendido. O cliente recebe o documento com um resumo das coberturas, e a corretora vê em que etapa está cada proposta.
O problema
A venda termina no aceite. O trabalho que mais gera reclamação começa depois dele.
Entre o sim do cliente e a apólice na mão dele, a proposta passa por várias pessoas e vários sistemas: quem confere a documentação, quem transmite à seguradora, quem acompanha a análise, quem confere o documento emitido. Sem uma esteira, cada etapa depende da memória de alguém, e o primeiro a perceber o atraso costuma ser o cliente.
A proposta segue para a seguradora sem um documento obrigatório ou com o pagamento da primeira parcela pendente, volta como pendência e perde dias.
O status de cada proposta é consultado portal por portal, e a equipe só descobre que houve recusa ou pedido de vistoria quando o cliente pergunta.
A apólice emitida chega com dado divergente da proposta, franquia diferente ou cobertura a menos, e ninguém confere antes de encaminhar.
A planilha de controle de emissões fica desatualizada em poucos dias, e a gestão não sabe quantas propostas estão paradas nem onde.
O que a automação assume entre o aceite e a apólice
Cada etapa da emissão ligada aos sistemas da corretora e aos portais das seguradoras, com a fila de exceções nas mãos da equipe.
Conferência da proposta aceita
A proposta assinada, os documentos do segurado e do bem, o questionário de risco e o comprovante de pagamento são conferidos contra a lista que aquela seguradora e aquele ramo exigem. Cada arquivo é lido para checar se é o documento certo, se está legível e se os dados batem com os da proposta.
Pendência cobrada até fechar
O que falta vira pedido ao cliente no canal em que ele conversa com a corretora, com o item exato e o motivo. Os lembretes seguem até o documento chegar, e a proposta só avança quando a lista está completa, sem depender de alguém lembrar de cobrar.
Transmissão à seguradora
A proposta completa é registrada na seguradora pela integração quando ela oferece, ou por robô no portal quando só há tela, e o número da proposta na seguradora volta para o sistema de gestão da corretora. Vistoria, quando exigida, é solicitada no mesmo passo.
Status acompanhado em todas as seguradoras
O andamento de cada proposta é consultado nas seguradoras em intervalos definidos e atualizado num painel único: em análise, pendência da seguradora, vistoria agendada, recusa ou emitida. Pendência e recusa viram tarefa para a pessoa responsável pela conta, com o texto que a seguradora enviou.
Apólice conferida e entregue
O documento emitido é baixado, comparado com a proposta aceita em segurado, bem, vigência, coberturas, limites e franquia, e só segue ao cliente quando bate. Divergência vai para a equipe pedir correção à seguradora. A entrega leva um resumo das coberturas e o cadastro da apólice, das parcelas e da data de renovação é feito no sistema da corretora.
Onde este caso termina
Leva a proposta até a apólice entregue. Não aceita risco nem decide subscrição.
Esteira de emissão de apólice (esta página)
- A proposta já foi cotada, negociada e aceita pelo cliente.
- O gargalo está em conferir, transmitir, acompanhar e entregar, com várias seguradoras ao mesmo tempo.
- Serve à corretora e à seguradora que recebe propostas de muitos corretores e precisa organizar a entrada.
Software sob medida para seguros
- A operação precisa de um sistema de gestão de propostas que hoje não existe.
- A regra de subscrição própria não cabe em nenhum sistema contratado.
Aceitar o risco, pedir informação adicional e emitir a apólice são atos da seguradora. A esteira garante que a proposta chegue completa, que nenhuma pendência fique esquecida e que o cliente receba exatamente o que comprou.
Quando faz sentido
Faz sentido quando a apólice atrasa por falta de acompanhamento, e não por análise da seguradora.
Com poucas emissões por mês, uma pessoa organizada dá conta. Os sinais abaixo mostram que a operação já passou desse ponto.
Propostas voltam da seguradora por documento faltando que poderia ter sido conferido antes.
O status das emissões é acompanhado portal por portal.
Apólices chegam ao cliente sem conferência contra a proposta.
Clientes perguntam pela apólice antes de a corretora saber que ela foi emitida.
O controle de emissões vive numa planilha que só uma pessoa mantém.
Como o projeto anda do aceite à apólice
Um ramo e as seguradoras com mais emissões entram primeiro, para calibrar listas de documentos e consultas de status antes de ampliar.
ETAPA 01
Imersão
Seguimos propostas reais do aceite até a entrega da apólice, registrando cada passagem de mão, a lista de documentos de cada seguradora, os portais consultados e os motivos de pendência que mais se repetem.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos as etapas da esteira, os critérios de conferência por ramo, as mensagens de pendência, a frequência de consulta de status, os pontos de comparação entre proposta e apólice e quem recebe cada exceção.
ETAPA 03
Construção
Ligamos canais de atendimento, sistema de gestão da corretora, portais e integrações das seguradoras, e reprocessamos propostas já emitidas para comparar a conferência automática com o que a equipe encontrou.
ETAPA 04
Homologação
O ramo escolhido passa a correr pela esteira, com a equipe revisando as primeiras conferências e transmissões. Quando o resultado se mantém, o controle paralelo em planilha é desligado.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Seguradora nova, mudança de portal, documento acrescentado a uma lista e ramo adicional são tratados na manutenção, e as propostas que ficaram paradas são analisadas todo mês para ajustar a esteira.
O que muda quando a emissão tem esteira
Cada proposta com etapa e responsável
A gestão vê o que está parado, há quanto tempo e por quê, sem montar relatório nem consultar portal.
Cliente recebe o que comprou
A apólice só chega a ele depois de comparada com a proposta, e a divergência é corrigida com a seguradora antes de virar reclamação.
Equipe trata exceção
Conferência, cobrança e consulta de status deixam de ocupar o dia, e o tempo vai para a pendência que exige conversa.
Perguntas frequentes
O que perguntam sobre a esteira de emissão de apólice
“Nosso sistema de gestão de corretora já controla propostas.”
Ótimo, a esteira usa esse sistema como registro principal. O que ela acrescenta é o trabalho em volta dele: conferir documento, cobrar cliente, consultar seguradora e atualizar a etapa sem digitação.
“Cada seguradora tem um portal e um jeito de mostrar o status.”
Por isso a consulta é montada seguradora a seguradora, pela integração quando existe e por robô quando só há tela. O painel traduz os status de todas para as mesmas etapas.
“A automação vai responder a seguradora em nosso nome?”
Só nas tarefas definidas na engenharia, como enviar um documento que a seguradora pediu e o cliente já entregou. Pendência que pede explicação, contestação de recusa e negociação seguem com a equipe.
“São documentos pessoais do segurado.”
Os arquivos ficam no repositório definido pela corretora, com acesso por perfil e registro de cada consulta. Nada fica em celular pessoal nem em caixa de e-mail compartilhada.
“Somos seguradora. Serve para a entrada de propostas dos corretores?”
Serve. A conferência da documentação, a cobrança de pendência ao corretor e o encaminhamento à subscrição seguem a mesma lógica, e a decisão de aceitar o risco continua com o subscritor.
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Automação de Processos
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Próximo passo
Se a corretora descobre o atraso da apólice pelo cliente, a esteira depois do aceite é o primeiro ponto a automatizar.
Com algumas propostas recentes e a lista de documentos de cada seguradora, mostramos onde a esteira conferiria, cobraria e acompanharia sozinha, e o que ficaria com a equipe.
- Seguradoras e ramos com mais emissões
- Lista de documentos exigida por seguradora
- Onde o status das propostas é controlado hoje
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