O exame sai do equipamento direto para o laudo. A autorização do convênio ainda é digitada portal por portal.
Automatizamos o trabalho repetido do administrativo de hospitais, laboratórios, redes e operadoras: pedido de autorização lançado em cada portal, demonstrativo de pagamento conferido linha a linha, cadastro refeito em dois sistemas, relatório de unidade montado toda semana.
Onde as horas do administrativo somem
Cada operadora tem um portal. Quem liga um ao outro é a equipe de autorização.
Sistema clínico, sistema do laboratório, ERP e os portais de cada convênio convivem em quase toda instituição de saúde. O dado atravessa todos eles pelas mãos de pessoas que conhecem bem a regra e passam o dia repetindo o mesmo caminho.
A mesma solicitação de procedimento é aberta no sistema interno e depois redigitada no portal da operadora, campo a campo, com anexos baixados e reenviados.
O demonstrativo de pagamento chega em arquivo ou PDF, e alguém confere cada conta contra o que foi faturado para descobrir o que entrou, o que atrasou e o que foi glosado.
O paciente é cadastrado na recepção, de novo no laboratório e mais uma vez no financeiro, e a divergência de um dígito vira conta devolvida.
A produção de cada unidade chega à diretoria numa planilha consolidada à mão, feita com números tirados de sistemas diferentes e sempre com alguns dias de atraso.
O que automatizamos no administrativo da saúde
Robôs, fluxos e integrações sobre os sistemas e portais que a instituição já usa, começando pela tarefa que mais consome horas.
Robô para portais de operadora
Onde o convênio só aceita solicitação pelo próprio portal, o robô lê o pedido do sistema interno, preenche o portal, anexa os documentos e devolve o número do protocolo. A equipe cuida da negativa e do caso que foge da regra.
Conferência de demonstrativo de pagamento
O arquivo de retorno da operadora é cruzado automaticamente com o que foi faturado. O que foi pago baixa sozinho, e a diferença aparece separada por motivo, pronta para quem vai recorrer.
Preparação e envio de lotes de faturamento
As contas fechadas são reunidas por operadora, checadas contra as regras de preenchimento que mais geram devolução e enviadas no padrão TISS pelo canal de cada convênio, com o comprovante de envio guardado.
Cadastro que nasce uma vez só
Recepção, laboratório, ERP e financeiro passam a receber o cadastro do paciente e do convênio a partir de uma origem, por integração entre os sistemas, e o erro de digitação deixa de se multiplicar.
Agente de IA para o atendimento administrativo
Para operadoras, laboratórios e saúde ocupacional, um agente responde pelo canal da empresa ao que é administrativo: andamento de solicitação, documento pendente, segunda via. Pergunta clínica e caso fora da regra seguem para uma pessoa.
Avisos de prazo e relatórios de unidade
Autorização perto de vencer, lote não enviado, conta parada no fechamento: a informação registrada nos sistemas dispara aviso para o responsável. O relatório de cada unidade sai pronto, no formato que a diretoria já conhece.
Onde esta frente termina
Não é sistema novo nem decisão clínica. É tirar a repetição do administrativo que sustenta o atendimento.
Automação de processos (esta página)
- Sistema clínico, ERP e portais de convênio estão em uso, e quem faz a ponte entre eles é a equipe.
- A tarefa tem regra estável e toma horas de quem entende de convênio e faturamento.
- O ganho aparece em semanas, porque ninguém precisa aprender uma aplicação nova.
- A negativa, a exceção e a decisão continuam com a equipe.
Software sob medida para saúde
- Não existe lugar para registrar a glosa, a autorização ou o consignado do jeito que a instituição opera.
- A regra é própria da casa e precisa de uma aplicação para morar.
- O caminho é construir, e não apenas ligar o que já roda.
Nenhum robô ou agente toma decisão clínica, orienta paciente sobre tratamento ou altera prontuário. Nosso campo é o caminho administrativo e de informação em volta do atendimento, com a exceção sempre voltando para uma pessoa.
Quando faz sentido conversar
Vale automatizar quando o mesmo passo administrativo, sempre com a mesma regra, ocupa todo dia quem entende de convênio e conta.
Tarefa que pede avaliação clínica ou negociação caso a caso não serve para robô, e forçar isso só gera manutenção. No diagnóstico, cada passo é marcado como mecânico ou como decisão, e só o mecânico entra na automação.
Solicitações de autorização são redigitadas em vários portais de operadora.
O demonstrativo de pagamento é conferido à mão, conta por conta.
Lotes de faturamento voltam por erro de preenchimento que se repete.
O mesmo cadastro é feito em mais de um sistema da instituição.
Relatórios por unidade dependem de alguém consolidar planilhas.
Como conduzimos a automação numa instituição de saúde
O primeiro fluxo é escolhido pelas horas que devolve à equipe, e só depois de estável o segundo começa.
ETAPA 01
Imersão
Sentamos com autorização, faturamento, recepção e financeiro, medimos o tempo das tarefas repetidas e anotamos por quais sistemas e portais cada tarefa passa e se a regra dela está escrita em algum lugar.
ETAPA 02
Engenharia
Escolhido o processo, fixamos o gatilho e a regra, separamos o que o robô resolve sem ajuda do que volta para a equipe e limitamos quais dados de paciente ele pode tocar, com registro de cada passo.
ETAPA 03
Construção
O fluxo é montado sobre os sistemas e portais em uso e testado com contas e solicitações reais já fechadas, até a saída do robô coincidir com o trabalho que a equipe entregou naquele mês.
ETAPA 04
Homologação
Durante algumas semanas o robô e a equipe trabalham em paralelo, e uma pessoa confere uma parte dos casos. Com o resultado estável, o passo manual deixa de existir e o próximo fluxo entra na fila.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Portal de operadora que muda de tela, nova versão do padrão de troca, convênio novo: acompanhamos todo mês, porque automação sem sustentação para na primeira mudança externa.
O que muda quando o portal deixa de ser digitado
Equipe de convênio fora da redigitação
Quem conhece a regra das operadoras passa a cuidar da negativa, do recurso e da negociação, e não do preenchimento.
Recebimento conferido sem atraso
A diferença entre faturado e pago aparece assim que o demonstrativo chega, enquanto ainda há prazo para agir.
Rastro de cada passo
Robô e integração deixam registro de cada envio, baixa e consulta, e qualquer lançamento pode ser refeito passo a passo numa auditoria.
Dúvidas mais comuns
O que perguntam antes de automatizar
“O portal da operadora muda sem aviso. O robô aguenta?”
Quebra quando a tela muda, e isso está previsto. A preferência é usar a troca eletrônica que a operadora oferece; o robô entra onde só existe portal, e a sustentação ajusta quando ele muda.
“O robô vai ter acesso a dado de paciente?”
Só ao que a tarefa exige, com credencial própria e registro do que foi acessado. A LGPD trata informação de saúde como dado sensível, e o desenho do fluxo começa por esse limite.
“O agente de IA vai conversar com paciente sobre tratamento?”
Não. Ele responde só ao que é administrativo e passa para uma pessoa qualquer pergunta clínica ou fora da regra. Recepção de clínica e agenda de consultório também não estão nesta página.
“Precisa mexer no sistema de gestão hospitalar?”
Não. A automação usa o que ele expõe, como exportação, base de consulta ou a própria tela, e não altera o sistema nem o contrato com o fornecedor.
“Qual processo automatizar primeiro?”
Aquele que toma mais horas da equipe e cuja regra muda pouco, em geral autorização em portal ou conferência de demonstrativo. A escolha sai da medição feita no diagnóstico, e não do que parece mais moderno.
“Quem mantém funcionando?”
A sustentação gerenciada revisa os fluxos a cada mês e corrige o que o portal ou o sistema mudou. Sem esse cuidado, o robô deixa de funcionar na primeira tela alterada.
Outras frentes neste setor
Tecnologia para saúde
Onde a tecnologia ajuda hospitais, laboratórios e redes além do sistema clínico: aplicação própria, automação do administrativo e segurança do dado de paciente.
Segurança da informação para hospitais e laboratórios
Operação contínua de segurança para hospitais, laboratórios e redes: acesso ao dado de paciente, rede de equipamentos, detecção com parceiro e preparo para auditoria.
Software sob medida para hospitais e laboratórios
Aplicações sob medida em volta do sistema clínico: autorizações, glosas, materiais consignados e rede de unidades, com dado de paciente tratado como sensível.
Esta frente em outros setores
Automação para seguradoras e fintechs
Robôs, integrações e agentes de IA para sinistro, cadastro, conciliação e atendimento em seguros e fintechs, sobre os sistemas que a operação já usa.
Automação para varejo e e-commerce
Automação de processos para varejo e e-commerce: pedidos e exceções, conciliação de vendas, atendimento no WhatsApp e integração entre plataforma e ERP.
Automação para agências
Automação da operação da agência: relatório de cliente sem copiar e colar, onboarding de conta, aprovação de peça com prazo e horas cruzadas com o escopo.
Automação para agronegócio
Automação de processos para cooperativas e agroindústrias: notas de produtor, contratos, atendimento no WhatsApp e relatórios de safra sem digitação entre sistemas.
Automação de processos para construtoras e incorporadoras
Cotação que corre sozinha, nota conferida contra o pedido, documento de empreiteiro cobrado e comprador atendido no WhatsApp, sobre os sistemas que a obra já usa.
Automação de processos para escritório contábil e BPO financeiro
RPA, integrações e agente de IA para escritório contábil e BPO financeiro: conciliação, captura de documento, guias e cobrança de pendência sem trabalho manual.
Próximo passo
Se a equipe de autorização passa o dia entre portais de convênio, a primeira automação já tem endereço.
No diagnóstico medimos com o administrativo as tarefas repetidas entre sistemas e portais, ordenamos pelo tempo que cada fluxo devolve e apontamos que dado de paciente cada um precisa tocar.
- Tarefas repetidas do administrativo, com horas por semana
- Portais e sistemas de cada tarefa, com a forma de conexão disponível
- Fluxo inaugural e a parte que segue nas mãos da equipe