A agência vende estratégia e criação. A primeira semana de cada mês vai para copiar números de uma aba para outra.
Automatizamos a operação interna da agência sobre as ferramentas que ela já usa: relatório de cliente que se monta a partir das plataformas, conta nova configurada por roteiro, aprovação de peça com prazo, horas comparadas ao escopo antes de a margem sumir.
Onde a margem da agência escorre
O cliente paga pelo raciocínio. A equipe gasta o tempo exportando planilha.
Uma agência B2B com carteira média convive com várias plataformas de anúncio, ferramentas de análise, o CRM de cada cliente, a gestão de projetos e o financeiro. Nenhum desses sistemas foi feito para conversar com os outros, e a conversa acontece pelas mãos de analistas caros.
No começo do mês, cada analista entra em vários painéis por cliente, exporta os números, cola numa planilha e ajusta a apresentação. Quando o relatório fica pronto, a janela para agir sobre ele já diminuiu.
Conta nova significa pedir acessos, criar pastas, cadastrar no financeiro, abrir o projeto e marcar a reunião inicial. O roteiro está na cabeça de quem já fez, e cada onboarding esquece uma etapa diferente.
A peça vai para aprovação por e-mail, volta com comentário em mensagem, ganha nova versão, e ninguém sabe dizer qual foi aprovada nem quando o prazo de entrega começou a contar.
As horas são apontadas numa ferramenta e o escopo está no contrato. A conta que estourou o combinado só aparece quando alguém fecha o mês e percebe que ela deu prejuízo.
O que automatizamos na operação da agência
Fluxos, integrações e robôs sobre a pilha de ferramentas que a agência já paga, começando pela rotina que mais consome horas faturáveis.
Relatório de cliente montado a partir da fonte
Os números de cada plataforma de anúncio, de análise e do CRM do cliente são coletados automaticamente e entregues no modelo da agência, conta por conta. O analista abre o relatório já pronto e gasta o tempo escrevendo a leitura do mês.
Onboarding de conta por roteiro
Assinado o contrato, o fluxo abre o projeto, cria a estrutura de pastas, cadastra o cliente no financeiro, dispara o pedido de acessos e agenda a reunião inicial. Cada etapa tem responsável, e o que travou aparece antes do primeiro entregável.
Aprovação de peça com versão e prazo
Cada entrega segue para o cliente por um fluxo que registra a versão enviada, o comentário recebido e a aprovação final. Se o cliente demora, o lembrete sai sozinho, e o atraso fica documentado do lado certo.
Horas cruzadas com o escopo contratado
O apontamento de horas é comparado todos os dias ao que o contrato de cada conta prevê. Quando uma conta se aproxima do limite, o gestor é avisado enquanto ainda dá para conversar com o cliente sobre aditivo ou prioridade.
Gestão de projetos, horas e financeiro ligados
Projeto aberto vira centro de custo, entrega aprovada vira marco de faturamento, contrato renovado atualiza o escopo. As ferramentas passam a trocar dado por regra, e a diretoria enxerga margem por conta sem esperar o fechamento.
Vigilância automática das contas
Verba de mídia consumida acima do ritmo, campanha pausada sem motivo, formulário de captação do cliente que parou de registrar contatos: o fluxo observa os dados que já existem e avisa o responsável pela conta antes do cliente perceber.
Onde esta frente termina
Automatiza a operação da agência. Não faz mídia, social nem criação, e não disputa o cliente dela.
Automação para agências (esta página)
- As ferramentas da agência já existem e o problema é o trabalho manual entre elas.
- A rotina se repete em todas as contas: coletar, consolidar, cobrar aprovação, comparar horas.
- O resultado aparece em semanas, sem desenvolver aplicação nova.
- O serviço vendido ao cliente continua sendo da agência, do jeito dela.
Software Sob Medida
- A agência quer um portal próprio onde o cliente acompanhe entregas e resultados.
- A forma de precificar, apontar ou reportar é própria e nenhuma ferramenta a representa.
- O caminho passa por construir uma aplicação, e não só por conectar as que existem.
Gestão de campanhas, redes sociais e produção de conteúdo são o trabalho da agência e não fazem parte desta frente. Nosso papel fica nos bastidores: a engrenagem de dados e de tarefas que sustenta esse trabalho em todas as contas.
Quando faz sentido conversar
Automatizar compensa quando a agência cresce em contas e o número de analistas cresce junto, só para manter a rotina de pé.
Com poucos clientes e um relatório simples, uma planilha bem feita dá conta. A conta muda quando cada nova conta exige mais horas de operação do que de raciocínio, e a margem começa a depender de quanto tempo sobra.
A primeira semana do mês é consumida montando relatórios de cliente.
Cada onboarding de conta nova segue um roteiro diferente, conforme quem conduz.
Aprovações de peça se perdem entre e-mail e mensagem, e o prazo vira discussão.
A agência só descobre que uma conta deu prejuízo depois do fechamento.
Problemas nas contas dos clientes chegam primeiro pelo cliente, e não pelo time.
Como conduzimos a automação numa agência
O primeiro fluxo sai da rotina que mais consome hora faturável, e roda em algumas contas antes de chegar à carteira inteira.
ETAPA 01
Imersão
Acompanhamos um fechamento de mês e a entrada de uma conta nova com operações, atendimento e dados, anotando cada plataforma aberta, cada exportação feita e cada mensagem que só existe para cobrar alguém.
ETAPA 02
Engenharia
Para a rotina escolhida, definimos de onde vem cada número, a regra de consolidação por conta, o que o fluxo faz sozinho e o que volta para o analista, além de como o acesso às contas dos clientes fica guardado.
ETAPA 03
Construção
Montamos o fluxo sobre as ferramentas atuais e o rodamos com os dados do mês anterior de algumas contas, comparando o resultado com o relatório que a equipe entregou de fato.
ETAPA 04
Homologação
No mês seguinte, as contas piloto recebem o relatório automático enquanto a equipe confere por amostragem. Quando os números batem, a automação chega ao restante da carteira.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Plataformas de anúncio mudam a forma de entregar dados com frequência, e clientes entram e saem da carteira. Acompanhamos os fluxos mês a mês para que nenhuma dessas mudanças interrompa o relatório.
O que muda quando a operação deixa de ser manual
Analista pensando, e não exportando
O tempo que ia para coletar e colar números vai para a leitura do resultado e para a conversa com o cliente, que é o que ele paga.
Margem vista durante o mês
Horas comparadas ao escopo mostram a conta que está saindo do combinado enquanto ainda dá para ajustar.
Problema da conta visto antes do cliente
Verba fora do ritmo ou formulário parado geram aviso ao time, e a agência chega à reunião já com a correção.
Dúvidas mais comuns
O que sócios e operações perguntam antes
“Vocês são uma agência também?”
Não. Não fazemos mídia, gestão de redes sociais nem criação, e não atendemos os seus clientes. O trabalho é na operação interna da agência, nas ferramentas que ela usa para entregar.
“Vamos ter que trocar nossas ferramentas?”
Não. A automação trabalha sobre a pilha que a agência já escolheu. Se uma ferramenta não oferece meio de integração, avaliamos um robô; se não houver caminho viável, dizemos antes de começar.
“E os acessos às contas dos clientes?”
É uma das primeiras definições do projeto. As credenciais ficam guardadas com acesso restrito, cada fluxo usa só a permissão de que precisa e a agência sabe exatamente o que está conectado a cada conta.
“Já usamos um painel de relatórios. Não resolve?”
Resolve parte. O painel mostra os números; a automação cuida do que acontece em volta: consolidar no modelo da agência, comparar com a meta do cliente, avisar quando algo foge e entregar no dia certo.
“A IA vai escrever o relatório do mês?”
Um agente pode preparar um primeiro rascunho da leitura a partir dos números. A análise que vai para o cliente continua sendo revisada e assinada por alguém da agência.
“Por qual rotina começar?”
Pela que soma mais horas em todas as contas, com frequência o relatório mensal. A escolha sai do levantamento feito com a equipe, conta por conta, e não de uma suposição.
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Próximo passo
Se a agência precisa contratar mais um analista só para dar conta dos relatórios, a primeira automação já tem endereço.
No diagnóstico, acompanhamos um fechamento de mês com a equipe, medimos quanto tempo cada rotina consome por conta e apontamos o que pode rodar sozinho sem mexer no serviço que a agência entrega.
- Rotinas da operação com horas por conta
- Ferramentas da agência e o meio de troca de cada uma
- Primeiro fluxo a automatizar e as contas piloto