A usina opera com precisão de segundos. O backoffice que a sustenta ainda anda no ritmo da caixa de entrada.
Automatizamos o trabalho repetitivo em volta da operação: boletim de medição de contratada que precisa ser conferido, nota que espera casar com o pedido, aprovação que some num e-mail e relatório periódico montado à mão a partir de vários sistemas.
Onde as horas da equipe se perdem
Os sistemas da empresa funcionam. Quem os liga uns aos outros é o analista.
Empresas de energia e de óleo e gás trabalham com muitas contratadas, muitos contratos e muita exigência de registro. ERP, sistema de manutenção, portal de fornecedores e planilhas de controle convivem, e o dado circula entre eles pelas mãos de gente.
Cada boletim de medição de serviço terceirizado é aberto, comparado com o contrato e com o que foi executado em campo, e só então segue para aprovação e pagamento.
A nota fiscal da contratada chega por e-mail e alguém confere, lança e arquiva, uma por uma, no fechamento do mês, junto com todo o restante do volume.
A aprovação de uma compra emergencial para a manutenção passa por três pessoas e ninguém sabe em qual delas ficou parada.
Os relatórios periódicos para diretoria, sócios ou contratante são montados copiando números do ERP, do sistema de manutenção e de planilhas de campo.
O que automatizamos no administrativo de energia
Fluxos, robôs e integrações sobre os sistemas que a empresa já usa, começando pelo processo que mais consome tempo qualificado.
Conferência de boletins de medição
O robô lê o boletim enviado pela contratada, confronta quantidades e valores com o contrato e com a ordem executada e encaminha para aprovação o que confere. A divergência chega ao gestor do contrato com o item e o motivo apontados.
Recebimento e lançamento de notas
Notas recebidas por e-mail ou portal são capturadas, conferidas contra o pedido e a medição aprovada e lançadas no ERP. A equipe fiscal passa a olhar apenas o que não bateu.
Aprovações com dono e prazo
Compra emergencial, liberação de pagamento, mudança de escopo de contrato: cada pedido segue um fluxo com responsável e prazo, com aviso e escalonamento quando atrasa, e o histórico de quem aprovou fica guardado.
Integração entre manutenção, ERP e controles paralelos
A ordem encerrada no sistema de manutenção atualiza custo e estoque no ERP, e a planilha de acompanhamento de contratos deixa de ser alimentada à mão. Cada sistema continua no seu papel, trocando dado por regra.
Agente de IA para demandas recorrentes
Perguntas repetidas de contratadas sobre situação de medição e pagamento, ou de clientes sobre o andamento de uma solicitação, são respondidas por um agente que consulta os sistemas. O que foge do previsto vai para uma pessoa com o contexto já reunido.
Relatórios periódicos sem montagem manual
Os números de operação, manutenção e contratos são coletados nas origens e entregues no formato que a diretoria, os sócios ou o contratante já conhecem, na data combinada.
Onde esta frente termina
Esta frente não mexe na planta e não cria sistema. Ela retira do escritório a conferência e a digitação que se repetem.
Automação de processos (esta página)
- Os sistemas certos já estão em uso e a lentidão está no trabalho manual entre eles.
- A tarefa se repete todo dia ou todo mês e segue uma regra que dá para escrever.
- O ganho vem sem desenvolver aplicação nova, ligando o que existe.
- Quem hoje confere tudo passa a tratar só o que diverge.
Software sob medida para energia
- Falta onde registrar a inspeção, a intervenção ou a liberação de terceiros do jeito que a empresa trabalha.
- O histórico dos ativos está espalhado e precisa de um sistema que o reúna.
- A resposta é construir uma aplicação, e não conectar as existentes.
Automação de subestação, controle de poço, supervisório e telemetria de campo pertencem à engenharia de tecnologia operacional e não entram nesta frente. Aqui o alvo são as rotinas de escritório, suprimentos e gestão de contratos, e os dados que passam entre elas.
Quando faz sentido conversar
Vale automatizar quando uma tarefa com regra conhecida ocupa, todo mês, gente que entende de contrato, de manutenção ou de fiscal.
Processo cuja regra muda a cada caso, ou que depende de julgamento técnico a cada passo, não é bom candidato. Antes de sugerir robô, o levantamento distingue a tarefa mecânica daquela que pede o critério de alguém.
Boletins de medição de contratadas são conferidos manualmente contra contrato e execução.
Notas de fornecedores entram no ERP digitadas uma a uma.
Aprovações de compra ou de pagamento atrasam sem que ninguém perceba a tempo.
Relatórios recorrentes exigem dias de consolidação a partir de vários sistemas.
Como conduzimos a automação numa empresa de energia
O primeiro fluxo é escolhido pelas horas que ele devolve e entra em operação antes de o segundo começar.
ETAPA 01
Imersão
Sentamos com suprimentos, gestão de contratos, fiscal e manutenção e cronometramos as tarefas de rotina, anotando por quais telas o dado passa e onde alguém precisa decidir.
ETAPA 02
Engenharia
Para o processo escolhido, desenhamos o gatilho, a regra de conferência, o que o robô ou a integração executam sozinhos e o que volta para uma pessoa, com trilha de cada passo.
ETAPA 03
Construção
Montamos o fluxo sobre os sistemas da empresa e o colocamos à prova com medições, notas e pedidos já processados pela equipe, comparando cada saída com a decisão que ela tomou.
ETAPA 04
Homologação
Durante um período o robô trabalha lado a lado com os analistas, e parte dos casos é revisada por eles. Com o resultado estável, a rotina manual é encerrada.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Acompanhamos os fluxos mês a mês: contrato novo, mudança na regra de medição, atualização do ERP. Sem esse cuidado, um robô que acerta hoje falha calado na próxima atualização.
O que muda quando o backoffice para de redigitar
Analistas de volta ao contrato e ao fornecedor
O tempo que ia para conferir e lançar passa a ir para a divergência, a negociação e o acompanhamento de quem presta serviço.
Contratada paga no prazo combinado
Medição conferida por regra e aprovação com escalonamento evitam o atraso que desgasta a relação com quem trabalha no campo.
Trilha de cada lançamento
Robô e integração registram o que fizeram e com base em quê, e a auditoria interna ou o contratante conseguem reconstituir qualquer pagamento.
Dúvidas mais comuns
O que perguntam antes de automatizar
“Vocês automatizam a operação da usina ou do poço?”
Não. Controle de processo e telemetria de campo são tecnologia operacional, com engenharia especializada. Automatizamos o trabalho administrativo e o fluxo de informação que sustentam a operação.
“E se o sistema da contratada ou o ERP mudar?”
Sempre que o sistema oferece meio de integração, é por ele que o fluxo passa, e isso resiste melhor a mudanças. O robô de tela entra onde não há alternativa, e a sustentação ajusta quando algo muda.
“Um robô pode aprovar pagamento indevido?”
Ele não aprova: confere e encaminha. Só segue adiante o que cumpre a regra acordada, a aprovação continua com quem tem alçada e cada passo fica registrado.
“A equipe vai perder função?”
A função muda de lugar. Quem hoje confere boletim linha por linha passa a cuidar das divergências e do relacionamento com as contratadas, trabalho que costuma ficar acumulado.
“Qual fluxo vem primeiro?”
O que junta volume alto, regra estável e gente qualificada presa nele. Em empresas com muitas contratadas, a conferência de medições é forte candidata, e o diagnóstico confirma medindo com a equipe.
“Quem cuida disso depois de pronto?”
A sustentação gerenciada acompanha os fluxos e faz os ajustes quando muda contrato, regra ou sistema. É ela que mantém a automação útil depois da primeira mudança.
Outras frentes neste setor
Tecnologia para o setor de energia
Onde a tecnologia ajuda energia, óleo e gás além do controle da planta: sistema da rotina de campo, automação do backoffice e segurança do ambiente de TI.
Segurança da informação para o setor de energia
Segurança gerenciada para energia, óleo e gás: acesso de terceiros, ambiente corporativo e política de segurança cibernética mantidos com rotina e registro.
Software sob medida para o setor de energia
Sistemas sob medida para energia, óleo e gás: ordem de serviço de campo, histórico de ativos e controle de terceiros que o ERP não cobre, ligados ao que já roda.
Esta frente em outros setores
Automação para empresas de engenharia
Agente de IA para chamados, integrações e RPA para quem presta serviço técnico: orçamento aprovado no prazo, documento da equipe em dia e horas faturadas sem digitação.
Automação para distribuidoras de medicamentos
Robôs e integrações para distribuidoras e indústria farmacêutica: pedido de cliente, conferência de nota com lote e validade, licenças vigiadas e relatórios prontos.
Automação para imobiliárias
Leads de portais distribuídos na hora, agente de IA no WhatsApp, cobrança e repasse sem digitação: automação sobre os sistemas que a imobiliária já usa.
Automação de processos para indústria
RPA, integrações e fluxos de aprovação para o administrativo da indústria: pedidos, notas de fornecedor, compras e relatórios sem digitação entre sistemas.
Automação de processos para escritórios de advocacia
Automação e agentes de IA para escritórios de advocacia e jurídicos internos: publicações distribuídas, minutas preenchidas e relatórios sem trabalho repetido.
Automação logística
Status enviado ao embarcador sem ninguém digitar, ocorrência aberta a partir do evento e baixa de entrega automática, sobre o TMS e o WMS que a operação já usa.
Próximo passo
Se a conferência de medições toma a semana de alguém que entende de contrato, o primeiro fluxo a automatizar já está escolhido.
O diagnóstico levanta com a equipe as tarefas repetidas de suprimentos, contratos e fiscal e aponta por onde começar, com o tempo que cada automação libera.
- Tarefas repetidas do administrativo, com horas por mês
- Sistemas envolvidos e como cada um troca dados
- Primeiro fluxo a automatizar e o que continua com as pessoas