O armazém já lê código de barras. O pedido da farmácia e a nota do laboratório ainda passam pelo teclado de alguém.
Automatizamos o trabalho repetido de distribuidoras de medicamentos, de produtos para saúde e da indústria farmacêutica: pedido que chega em arquivo e é relançado, nota de entrada conferida lote por lote, licença de cliente que vence sem ninguém ver, relatório de qualidade montado toda semana.
Onde a operação perde a manhã
Os sistemas da distribuidora são bons. A costura entre eles é feita por analistas.
ERP, WMS, portal de compras de hospital, sistema da transportadora e os registradores de temperatura convivem na mesma operação. A regra de passagem de um para o outro está clara, e mesmo assim alguém repete o trajeto dezenas de vezes por dia.
Farmácias, hospitais e redes mandam pedido por arquivo, e-mail e portal, cada um num formato, e o televendas relança item a item conferindo código e apresentação.
A nota do fornecedor precisa bater com o pedido de compra e com o físico recebido, incluindo número de lote e data de validade, e essa conferência toma horas do recebimento.
Autorização de funcionamento e licença sanitária de clientes e fornecedores têm vencimento, e a checagem depende de uma planilha que ninguém abre com a frequência necessária.
Os indicadores de qualidade e de expedição da semana são montados copiando números do WMS, do ERP e das planilhas de desvio para uma apresentação.
O que automatizamos na operação farmacêutica
Fluxos, robôs e integrações sobre os sistemas que já estão validados e em uso, começando pela tarefa que mais consome o dia da equipe.
Pedido de cliente sem relançamento
O pedido que chega por arquivo, e-mail ou portal de compras é lido, o código do cliente é traduzido para o do ERP e o lançamento acontece sozinho. O televendas trata só o item em falta, o preço fora da tabela e o cliente com pendência.
Conferência de nota com lote e validade
Um robô confronta a nota do fornecedor com o pedido e com o que o recebimento registrou, inclusive lote e validade. O que confere segue para entrada; a divergência vai para a qualidade com a diferença já apontada.
Licenças de clientes e fornecedores vigiadas
O vencimento de autorização e licença de cada parceiro comercial é acompanhado automaticamente. O cadastro recebe aviso antes do prazo, e o pedido de quem está com documento vencido para antes de ser faturado.
ERP, WMS e transportadora trocando dados
Pedido liberado, separação concluída, nota emitida e entrega confirmada passam de um sistema para o outro por integração, e cada sistema segue validado para o papel que já tinha.
Temperatura lida sem abrir arquivo
As leituras dos registradores de rota e de câmara são coletadas assim que ficam disponíveis, e a excursão fora da faixa gera aviso para a qualidade com a carga e o cliente identificados.
Agente de IA para clientes da distribuidora
Farmácias e compradores de hospital consultam pelo canal da distribuidora o andamento do pedido, a segunda via da nota e o lote enviado. Reclamação, devolução e qualquer assunto técnico seguem para uma pessoa.
Onde esta frente termina
Não é sistema novo para validar. É tirar a digitação e a conferência repetida de quem opera a distribuição.
Automação de processos (esta página)
- Os sistemas da distribuidora já rodam, e a passagem de informação entre eles ainda é feita à mão.
- A tarefa segue uma regra fixa, como conferir, lançar, avisar ou consolidar.
- Nenhuma aplicação nova precisa entrar no inventário de sistemas validados.
- A decisão de qualidade continua com o responsável técnico e a equipe.
Software sob medida para distribuidoras de medicamentos
- Não existe onde registrar recolhimento, desvio ou devolução do jeito que o procedimento pede.
- O mapa de distribuição por lote não sai dos sistemas atuais.
- A resposta passa por construir uma aplicação própria, com a validação que isso implica.
Robô e integração não aprovam lote, não liberam devolução para estoque e não decidem sobre excursão de temperatura. Eles preparam a informação e entregam ao responsável, que decide e assina.
Quando faz sentido conversar
A automação se paga quando a regra está escrita no procedimento e a execução ainda consome gente qualificada.
Tarefa que depende de avaliação técnica a cada caso continua com a qualidade. No diagnóstico, cada passo é classificado: comparar número, data e lote vira robô; avaliar risco ao produto fica com o responsável técnico.
Pedidos de clientes chegam em vários formatos e são relançados no ERP.
O recebimento confere lote e validade da nota à mão.
Licenças de parceiros vencem sem aviso ao cadastro ou ao comercial.
Leituras de temperatura só são olhadas quando surge reclamação.
Os indicadores semanais dependem de alguém juntar números de vários sistemas.
Como conduzimos a automação numa distribuidora ou indústria
Um fluxo por vez, escolhido pelo tempo que libera, e com a qualidade ciente do que muda no processo.
ETAPA 01
Imersão
Acompanhamos televendas, compras, recebimento, cadastro e qualidade, contamos quantas vezes cada tarefa se repete no dia e localizamos em que procedimento operacional a regra dela aparece.
ETAPA 02
Engenharia
Com o processo escolhido, descrevemos entrada, regra, saída e exceção, e registramos a mudança de processo no controle de mudanças da empresa quando ela toca atividade regulada.
ETAPA 03
Construção
Montamos robôs e integrações sobre ERP, WMS e portais e testamos com pedidos, notas e leituras de semanas anteriores, até a resposta automática coincidir com a da equipe caso a caso.
ETAPA 04
Homologação
Por um período combinado, automação e equipe executam a mesma tarefa lado a lado e a qualidade confere amostras. Aprovado o resultado, a execução manual sai do procedimento.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Mensalmente revisamos os fluxos diante de novo formato de pedido, cliente novo, versão nova do ERP ou mudança de procedimento, e corrigimos antes que a falha chegue à expedição.
O que muda quando a costura fica automática
Pedido que chega e já segue
O tempo entre receber o pedido e liberar para separação deixa de depender de quantas pessoas estão no televendas naquele dia.
Parceiro irregular barrado antes
Licença vencida aparece antes do faturamento, e não numa auditoria meses depois.
Registro de cada execução
Cada conferência e cada lançamento automático guardam o que foi comparado e o resultado, útil para a qualidade e para o inspetor.
Dúvidas mais comuns
O que perguntam antes de automatizar numa operação regulada
“Um robô mexendo em sistema validado não cria problema?”
Pode criar se entrar sem controle. Por isso a mudança passa pelo controle de mudanças da empresa, o robô usa credencial própria e registra cada ação, e a qualidade avalia o impacto antes da entrada em uso.
“E quando o portal do cliente muda?”
O robô para de funcionar naquele ponto, e a sustentação ajusta. Onde o cliente oferece arquivo padronizado ou integração, esse é o caminho preferido, por ser mais estável que a leitura de tela.
“A automação pode liberar lote ou aprovar devolução?”
Não. Ela prepara a informação, confere o que é mecânico e entrega ao responsável. Liberação, reintegração ao estoque e avaliação de excursão continuam sendo decisão de gente.
“O televendas vai perder função?”
Perde a digitação. Ganha tempo para o cliente com problema, o item em falta e a negociação, que é onde a distribuidora se diferencia.
“Qual fluxo primeiro?”
Em geral entrada de pedido ou conferência de nota, porque se repetem muitas vezes ao dia com regra estável. A medição com a equipe confirma ou muda essa ordem.
“Quem cuida quando algo muda?”
A sustentação gerenciada, com revisão mensal e ajuste registrado. Automação sem dono envelhece na primeira atualização de sistema.
Outras frentes neste setor
Tecnologia para o setor farmacêutico
Onde a tecnologia ajuda indústria farmacêutica e distribuidoras além do ERP: sistema para o registro regulado, automação do administrativo e segurança da operação.
Segurança da informação para indústria e distribuição farmacêutica
Segurança operada para indústria e distribuição farmacêutica: integridade dos registros de qualidade, armazém que não pode parar, acesso de terceiros e fraude.
Software sob medida para distribuidoras de medicamentos e indústria farmacêutica
Sistemas sob medida para indústria e distribuição farmacêutica: lote e validade, mapa de distribuição, recolhimento, desvio de qualidade e cadeia de frio.
Esta frente em outros setores
Automação para imobiliárias
Leads de portais distribuídos na hora, agente de IA no WhatsApp, cobrança e repasse sem digitação: automação sobre os sistemas que a imobiliária já usa.
Automação de processos para indústria
RPA, integrações e fluxos de aprovação para o administrativo da indústria: pedidos, notas de fornecedor, compras e relatórios sem digitação entre sistemas.
Automação de processos para escritórios de advocacia
Automação e agentes de IA para escritórios de advocacia e jurídicos internos: publicações distribuídas, minutas preenchidas e relatórios sem trabalho repetido.
Automação logística
Status enviado ao embarcador sem ninguém digitar, ocorrência aberta a partir do evento e baixa de entrega automática, sobre o TMS e o WMS que a operação já usa.
Automação para times de marketing
Lead que entra no CRM com origem e sem duplicidade, status de vendas devolvido ao marketing e dados de canais consolidados sem planilha: automação para o time.
Automação para mineradoras
Integrações, RPA e fluxos de aprovação para o administrativo da mineração: compra de peça, frete, medição de contratada e relatório diário sem digitação.
Próximo passo
Se o televendas passa a manhã relançando pedido de farmácia, o primeiro robô já tem tarefa.
Medimos com a operação as tarefas repetidas de pedido, recebimento, cadastro e qualidade, e saímos com a sequência de automação e a parte de cada fluxo que exige controle de mudança.
- Tarefas repetidas, com volume diário e horas gastas
- Sistemas e portais tocados por cada uma e a forma de acesso
- Primeiro fluxo, com o que fica com a qualidade