O sistema contábil fecha o balanço. Quem controla a carteira inteira ainda é uma planilha do sócio.
Construímos o sistema que o escritório e o BPO financeiro não encontram pronto: portal onde o cliente entrega documento e acompanha pendência, painel de obrigações por competência e a ponte entre o sistema contábil, os bancos e as ferramentas de cada cliente.
O que aparece quando se acompanha um fechamento
Cada cliente novo traz o próprio jeito de mandar papel. O escritório absorve tudo com gente.
O software contábil resolve escrituração, apuração e entrega. O que acontece antes dele, entre o cliente e a equipe, e o que acontece em volta dele, entre sócios e analistas, raramente tem sistema.
Nota, extrato e comprovante chegam por e-mail, mensagem, pasta compartilhada e às vezes em papel, e um analista gasta o começo do mês descobrindo o que falta de quem.
O controle de quais obrigações foram entregues, para qual cliente e em qual competência vive numa planilha que só uma pessoa sabe atualizar direito.
No BPO financeiro, cada cliente usa banco, ferramenta de cobrança e aprovação diferentes, e a equipe opera dez rotinas parecidas que ninguém padronizou.
O sócio quer saber quais clientes dão prejuízo em horas de equipe e não tem de onde tirar a resposta sem montar um levantamento à mão.
O que construímos para escritórios e operações de BPO
Aplicações desenhadas sobre a rotina do escritório, trocando dados com o sistema contábil que já está em uso.
Portal do cliente com pendências visíveis
O cliente entra, vê o que o escritório espera dele naquela competência e envia cada documento no lugar certo. A equipe para de caçar arquivo em caixa de e-mail e passa a cobrar só o que está marcado como faltando.
Painel de obrigações por carteira
Cada cliente com seu regime, suas obrigações e seus vencimentos, e cada entrega com responsável e status. O sócio enxerga o mês inteiro numa tela e sabe onde está o risco de atraso antes do último dia.
Sistema de operação para o BPO financeiro
Contas a pagar, a receber e aprovação de pagamento organizadas por cliente, com a regra de cada contrato: quem aprova, até que valor, em qual dia. A equipe trabalha num fluxo só, mesmo atendendo empresas com rotinas diferentes.
CRM personalizado da carteira
Proposta, contrato, escopo acordado, reajuste e histórico de atendimento do cliente num lugar só, desenhado para quem vende serviço contábil recorrente e não para quem vende produto.
Integrações que ninguém vende prontas
Quando o sistema contábil não conversa com o banco do cliente, com a ferramenta de cobrança dele ou com o portal do próprio escritório, construímos a ponte ao redor. O sistema contábil segue como registro oficial, sem customização arriscada dentro dele.
Adequação de sistemas à Reforma Tributária
Escritórios e BPOs que mantêm ferramentas próprias de cálculo, cadastro ou conferência precisam revisá-las para a transição tributária. Mapeamos o que muda em cada regra e cadastro e ajustamos o sistema do escritório, sem depender de fornecedor externo.
Onde esta frente termina
Não é um novo sistema contábil. É o que falta ao redor dele para o escritório crescer sem contratar na mesma proporção.
Software sob medida (esta página)
- O escritório precisa de um lugar próprio para o cliente enviar documento e acompanhar pendência.
- A regra de trabalho da carteira, do BPO ou da aprovação de pagamento não cabe em nenhum produto de prateleira.
- Falta uma ponte entre o sistema contábil e outras ferramentas, e ela precisa ser construída.
- O código, a documentação e a decisão sobre o que evolui ficam com o escritório.
Automação para escritório contábil
- Sistema contábil, bancos e portais já dão conta, mas a equipe passa o mês baixando, conferindo e lançando dados idênticos.
- O gargalo é repetição com regra clara: conciliação, captura de documento, emissão de guia, lembrete ao cliente.
- Não há aplicação a construir, só rotinas a tirar das mãos da equipe.
Escrituração, apuração e entrega de obrigações continuam no sistema contábil que o escritório escolheu. O que construímos fica em volta dele e troca dados com ele, sem pretender substituí-lo.
Quando faz sentido conversar
Construir compensa quando o jeito de o escritório trabalhar é o que o diferencia, e nenhum produto pronto o acompanha.
Se um módulo do próprio sistema contábil resolve bem, ele é mais barato e dizemos isso no diagnóstico. O sistema sob medida se justifica quando a alternativa é seguir crescendo à base de planilha e mensagem.
O começo de todo mês é gasto cobrando documento de cliente por canais diferentes.
O controle de entregas por competência depende de uma planilha que só uma pessoa entende.
A operação de BPO repete rotinas parecidas para cada cliente, sem um fluxo comum.
Não há como saber quanto de equipe cada cliente consome.
O escritório mantém ferramentas próprias de cálculo que precisam ser revistas para a transição tributária.
Como conduzimos o projeto num escritório contábil
O primeiro recorte cobre um processo e uma parte da carteira, validado com a equipe antes de chegar a todos os clientes.
ETAPA 01
Imersão
Acompanhamos um fechamento com a equipe, do pedido de documento ao envio da última guia, e levantamos cada planilha de controle e cada canal por onde o cliente fala com o escritório.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos o que o sistema guarda, o que ele lê do sistema contábil e dos bancos e o que devolve para eles, com o primeiro processo escolhido e o que fica de fora de propósito.
ETAPA 03
Construção
Entregamos em ciclos curtos, com analistas usando as telas e alguns clientes testando o portal, para que o sistema reflita a rotina de competência e não uma ideia dela.
ETAPA 04
Homologação
O sistema roda junto do controle atual com um grupo de clientes durante um fechamento completo. Quando os números e as pendências batem, a planilha paralela sai de cena.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Depois da entrada em produção, seguimos mês a mês: cliente novo com rotina diferente, obrigação que muda, nova integração, ajuste de regra priorizado com os sócios.
O que muda quando a carteira tem sistema próprio
Mês que começa sem caça ao documento
Com o cliente enviando pelo portal e vendo o que falta, a equipe chega ao fechamento com o material reunido, e não correndo atrás dele.
Risco de atraso visto com antecedência
O painel mostra entrega por entrega, com responsável, e o sócio age sobre o cliente atrasado antes do vencimento.
Operação que é do escritório
O sistema pertence ao escritório: código, documentação e decisão sobre o que evolui não ficam presos a um fornecedor.
Dúvidas mais comuns
O que o sócio pergunta antes de começar
“Vou ter que trocar o sistema contábil?”
Não. A escrituração e as entregas continuam nele. O sistema novo ocupa o espaço que ele deixa vazio, como portal, painel e fluxo do BPO, e troca informação com ele por integração.
“Meus clientes vão usar um portal?”
Uma parte usa desde o início, outra precisa de lembrete. Por isso o portal nasce simples, testado com clientes reais, e o canal antigo convive com ele durante a transição.
“Documento de cliente num sistema novo é seguro?”
Controle de acesso por cliente e por perfil, registro de quem abriu o quê e cópia de segurança entram na engenharia do projeto, porque o escritório responde pelo sigilo do que guarda.
“Vocês fazem a parte tributária da Reforma?”
A interpretação tributária é do contador. O que fazemos é traduzir essa leitura em regra de sistema e ajustar as ferramentas próprias do escritório para a transição.
“Por onde começar, se tudo pesa?”
Pelo processo em que a falta de sistema mais consome hora de equipe, medido no diagnóstico. A primeira entrega cobre esse processo para parte da carteira, e não o escritório inteiro.
“E se eu quiser parar a sustentação um dia?”
O sistema continua seu. O escritório recebe o código-fonte e a documentação; manter o acompanhamento mensal é decisão comercial, e o sistema roda do mesmo jeito se ela for encerrada.
Outras frentes neste setor
Tecnologia para escritórios contábeis e BPO financeiro
Software, automação e segurança para escritórios contábeis e BPO financeiro: onde a rotina trava, o que resolver primeiro e qual frente atende cada problema.
Automação de processos para escritório contábil e BPO financeiro
RPA, integrações e agente de IA para escritório contábil e BPO financeiro: conciliação, captura de documento, guias e cobrança de pendência sem trabalho manual.
Segurança da informação gerenciada para escritório de contabilidade e BPO financeiro
Proteção contínua para escritório contábil e BPO financeiro: certificados de clientes, acesso bancário, e-mail e sigilo profissional sob operação gerenciada.
Esta frente em outros setores
Software sob medida para distribuidoras
Portal de pedidos B2B, regra de preço por cliente, liberação de crédito e integração com o ERP construídos para a distribuidora que cresceu mais que o sistema.
Software para instituições de ensino
Sistemas sob medida para o que o sistema acadêmico não cobre: política de bolsas, jornada de matrícula, portal do responsável e ponte com o financeiro.
Software sob medida para o setor de energia
Sistemas sob medida para energia, óleo e gás: ordem de serviço de campo, histórico de ativos e controle de terceiros que o ERP não cobre, ligados ao que já roda.
Software para empresas de engenharia
Sistemas sob medida para quem presta serviço técnico: ordem de serviço, evidência de campo, relatório e medição de contrato, ligados ao ERP que já existe.
Software sob medida para distribuidoras de medicamentos e indústria farmacêutica
Sistemas sob medida para indústria e distribuição farmacêutica: lote e validade, mapa de distribuição, recolhimento, desvio de qualidade e cadeia de frio.
Software para imobiliárias sob medida
Sistemas sob medida para o que o sistema de gestão imobiliária não cobre: repasse com exceções, análise cadastral, portal do proprietário e integrações.
Próximo passo
Se a carteira cresceu e o controle dela continua numa planilha, o sistema que falta já está desenhado nela.
O diagnóstico acompanha um fechamento, lista as planilhas e canais que seguram o escritório de pé e aponta qual sistema construir primeiro e como ele se liga ao sistema contábil.
- Caminho do documento, do cliente até a entrega da obrigação
- Planilhas de controle e o que cada uma está compensando
- Primeiro sistema a construir e para qual parte da carteira