O cliente liga para saber da carga. A resposta está no sistema, mas só a sua equipe enxerga.
Construímos o portal em que o embarcador consulta status, baixa comprovante e registra ocorrência por conta própria, com os dados que o sistema de transporte e o aplicativo do motorista já produzem.
O que se vê numa manhã da central de atendimento
Boa parte do dia da central é gasta repetindo informação que já está registrada.
Transportadora e operador logístico vendem prazo e confiança. O embarcador quer saber onde está a carga, se foi entregue e o que houve quando algo deu errado, e quer saber isso sem esperar alguém responder.
O analista do embarcador pede por mensagem o status de dezenas de notas, e alguém da transportadora consulta uma por uma para devolver a resposta.
O canhoto assinado fica numa pasta ou numa foto no celular do motorista, e o comprovante só chega ao cliente dias depois, segurando o faturamento do frete.
Avaria, recusa e reentrega são tratadas por e-mail, sem número, sem prazo e sem histórico que se possa abrir na próxima reunião de nível de serviço.
Cada grande cliente pede um relatório num formato diferente, montado à mão toda semana.
O que construímos no portal do embarcador
Uma janela para o cliente sobre a operação que já existe, alimentada pelos sistemas da transportadora e com acesso separado por embarcador.
Status por nota, pedido ou carga
O embarcador pesquisa pelo documento que ele conhece e vê a situação e o histórico de eventos, da coleta até a entrega. Cada cliente acessa só as próprias cargas, com usuários que ele mesmo administra.
Comprovante de entrega disponível
A foto do canhoto ou a assinatura digital colhida pelo motorista fica ligada à nota e pode ser baixada assim que sincronizada, uma a uma ou em lote para a conferência da fatura de frete.
Ocorrência aberta pelo próprio cliente
Avaria, falta, recusa ou pedido de reentrega viram um registro com tipo, responsável e prazo de resposta, visível para os dois lados até o encerramento.
Indicadores de serviço por embarcador
Entregas dentro do prazo, ocorrências por tipo e tempo de tratamento calculados a partir dos eventos, no recorte de cada cliente, sem a planilha semanal.
Leitura dos sistemas que já rodam
O portal consome eventos do sistema de transporte, do rastreamento e do aplicativo de entrega. Quando algum deles não oferece integração pronta, a ponte é construída do lado de fora.
Onde este caso termina
Não é um sistema de gestão de transporte novo. É a camada que mostra ao cliente o que a operação já registra.
Software sob medida (esta página)
- O embarcador precisa de autoatendimento com acesso próprio e regra por cliente.
- Os dados estão em sistemas diferentes e ninguém vende uma vitrine pronta que junte todos.
- A transportadora quer que o portal seja dela, com a marca e a regra de acesso que definir.
Automação de processos
- Basta avisar o cliente automaticamente a cada mudança de status, sem área de consulta.
- O comprovante precisa ser lido e baixado no sistema sem digitação, e o cliente não vai acessar nada.
O portal depende do evento registrado na rua. Se o motorista ainda não registra a entrega no celular, a primeira etapa pode ser o aplicativo de campo, e o portal vem na sequência.
Quando faz sentido conversar
O portal compensa quando o atendimento ao embarcador cresce junto com o volume transportado.
Com poucos clientes e poucas cargas, um aviso automático pode resolver sem portal. Construir faz sentido quando a central vira gargalo e o cliente grande passa a cobrar visibilidade como condição de contrato.
A central responde status por mensagem e telefone o dia inteiro.
O comprovante demora a chegar ao cliente e atrasa o faturamento do frete.
Ocorrências se perdem em e-mails, sem prazo nem responsável.
Clientes grandes exigem relatórios de nível de serviço que hoje saem de planilha.
Como conduzimos a construção do portal do embarcador
O piloto começa com um embarcador parceiro e as consultas que ele mais faz.
ETAPA 01
Imersão
Passamos tempo na central de atendimento e no tratamento de ocorrências, lemos as solicitações que chegam dos clientes e levantamos de onde sai cada dado que alguém consulta para responder.
ETAPA 02
Engenharia
Definimos os eventos que o portal mostra, a fonte de cada um, a regra de acesso por embarcador e o primeiro grupo de clientes que vai usar.
ETAPA 03
Construção
Em ciclos curtos, o portal ganha consulta, comprovante e ocorrência, e analistas de um embarcador parceiro testam com cargas reais desde as primeiras versões.
ETAPA 04
Homologação
O portal roda com o grupo piloto enquanto a central segue atendendo. Comparamos o que ele mostra com o que a central responderia até não sobrar divergência.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Com o portal aberto a mais clientes, incluímos novas fontes de evento, novos tipos de ocorrência e ajustes de relatório conforme os contratos pedem.
O que muda quando o embarcador consulta sozinho
Central livre para o que exige gente
A consulta repetida sai da fila da central, que passa a cuidar da ocorrência e da exceção.
Comprovante que não segura o frete
Com o canhoto disponível ao embarcador logo depois da entrega, a conferência da fatura deixa de esperar papel.
Nível de serviço medido igual dos dois lados
Transportadora e cliente discutem prazo e ocorrência olhando o mesmo registro, e não duas planilhas.
Dúvidas mais comuns
O que perguntam antes de abrir o portal aos clientes
“Preciso trocar meu sistema de transporte?”
Não. Ele continua cuidando de emissão, frete e roteirização. O portal lê os eventos que ele registra e os apresenta ao cliente.
“O cliente vai ver dado de outro cliente?”
Não. Cada embarcador tem acesso isolado, com usuários próprios e permissões definidas, e isso é testado na homologação antes de qualquer abertura.
“E se o motorista não registra a entrega no celular?”
Então o comprovante não tem de onde vir. Nesse caso o diagnóstico aponta o aplicativo de entrega como primeira etapa.
“Posso colocar a minha marca?”
Sim. O portal é da transportadora, com endereço, identidade visual e regra de acesso escolhidos por ela.
“E o cliente que quer receber por integração, e não por tela?”
O mesmo dado que alimenta o portal pode ser entregue ao sistema do embarcador por API ou arquivo, quando o contrato pede.
Outros casos desta frente
Rastreabilidade de lote na produção
Rastreio de lote da matéria-prima recebida ao produto expedido, com consulta para frente e para trás, construído sobre o processo da empresa e integrado ao ERP.
Adequação da emissão fiscal à Reforma Tributária
Adequação do sistema próprio que emite documento fiscal ao IBS e à CBS: cadastro, cálculo, documento e convivência com o modelo atual durante a transição.
Aplicativo de campo offline
Aplicativo para medição, ordem de serviço e entrega que registra sem sinal, com foto, localização e assinatura, e sincroniza com o sistema da empresa quando a rede volta.
Apontamento de produção integrado ao ERP
Apontamento feito no posto de trabalho, na hora em que a produção acontece, com quantidade, refugo e parada ligados à ordem e enviados ao ERP sem redigitação.
CRM personalizado
CRM construído sobre o jeito que a empresa vende: etapas, cadastro, proposta e regra do próprio ciclo comercial, integrado ao ERP e aos canais que já existem.
Integração com ERP sem API
Camada construída ao redor do ERP ou do legado sem API, com leitura, gravação e regras controladas, para os outros sistemas conversarem sem customizar o núcleo.
Próximo passo
Se a central passa o dia repetindo o que o sistema já sabe, o cliente precisa de uma janela própria.
O diagnóstico levanta o que os embarcadores mais perguntam, de onde vem cada resposta e o que ainda falta registrar, e devolve o recorte do primeiro portal.
- Levantamento das consultas que chegam à central
- Mapa das fontes de evento e de comprovante
- Grupo de clientes do piloto e regra de acesso