Software Sob Medida · Caso de uso — Cada cliente do BPO paga, recebe e autoriza de um jeito. A equipe atende todos eles com planilha, extrato baixado e mensagem.
Construímos o sistema em que o escritório opera o financeiro de cada cliente num fluxo só: títulos a pagar e a receber, autorização registrada, conciliação com pendência e um portal onde o cliente acompanha a própria rotina.
O que aparece acompanhando uma semana de BPO
O serviço vendido é previsibilidade. A operação por trás dele depende da memória de cada analista.
O escritório que passou a cuidar do financeiro dos clientes descobre rápido que cada empresa tem banco, dia de pagamento, alçada e forma de mandar documento diferentes. Enquanto a carteira é pequena, a equipe compensa. Quando cresce, a diferença entre clientes vira retrabalho e risco.
O lote de pagamentos do dia vai ao cliente por mensagem, ele responde que pode pagar sem dizer quais, e não sobra registro de quem autorizou o quê.
O boleto chega na véspera do vencimento ou depois dele, e o juro pago por atraso precisa ser explicado ao cliente como se fosse falha do escritório.
A conciliação de cada cliente mora numa planilha própria, o lançamento sem par fica para a semana seguinte e a diferença se acumula até o fechamento.
O relatório mensal é montado copiando números de três lugares, e cada cliente recebe um formato diferente porque cada analista fez o seu.
Quando um analista sai de férias, ninguém sabe ao certo o que estava pendente nos clientes dele.
O que construímos para operar o BPO financeiro
A ferramenta de trabalho do escritório, com a carteira inteira num lugar e a regra de cada cliente aplicada pelo sistema, e não lembrada pela equipe.
Cadastro do cliente com a regra do contrato
Escopo contratado, contas bancárias, dias de pagamento, quem autoriza e até que valor, categorias e centros de custo daquele cliente. Cada lançamento herda essas regras, e o analista não precisa consultar uma anotação para saber o que vale para quem.
Títulos a pagar e a receber por cliente
Documento recebido vira título com vencimento, valor e categoria. A agenda mostra o que vence hoje e nos próximos dias em toda a carteira, separado por cliente, e a equipe trabalha numa fila só, com dono para cada item.
Autorização do cliente registrada
O lote do dia segue para o cliente aprovar item por item ou de uma vez, pelo portal ou por um aviso com link. Recusa exige motivo, e só o que foi aprovado entra na programação de pagamento. Quem autorizou e quando fica guardado em cada título.
Conciliação que vira pendência com dono
O extrato entra pelo arquivo do banco ou pela integração que o banco oferecer, o sistema sugere o par de cada movimento e o que não fecha vira pendência atribuída a alguém, com prazo. A diferença deixa de esperar o fim do mês para aparecer.
Portal do cliente do BPO
O cliente vê o que vai vencer, envia o documento que falta, responde a dúvida sobre um lançamento e baixa o relatório do mês. A conversa sobre cada pendência fica presa a ela, e não espalhada em caixas de mensagem.
Relatórios e visão do sócio
Fluxo de caixa realizado e previsto por cliente, relatório mensal no modelo do escritório e um painel da operação: pendências por analista, clientes que atrasam o envio de documento e carga de trabalho por carteira.
Onde este caso termina
Não é um sistema contábil nem um ERP para o cliente. É a ferramenta com que o escritório opera o financeiro de muitas empresas ao mesmo tempo.
Software sob medida (esta página)
- O escritório vende BPO financeiro e a operação depende de planilhas por cliente.
- A autorização de pagamento precisa de registro que resista a questionamento.
- O escritório quer um portal próprio, com a marca dele e a regra de atendimento que definiu.
Automação para escritório contábil
- A ferramenta de operação já existe e o gargalo é baixar extrato, ler boleto e lançar à mão.
- O trabalho a tirar da equipe é repetição com regra clara, sem sistema novo a construir.
Quando o cliente já usa um ERP, o financeiro dele pode continuar lá: o sistema do BPO lê e devolve o que a operação precisa. Escrituração e obrigações seguem no sistema contábil do escritório, que recebe os lançamentos conciliados.
Quando faz sentido conversar
Construir compensa quando o BPO virou linha de receita e a operação ainda é artesanal.
Existem ferramentas prontas de BPO financeiro, e para uma carteira pequena com clientes parecidos uma delas pode servir; o diagnóstico diz isso quando é o caso. O sistema próprio se justifica quando a regra de trabalho do escritório é o que ele vende e nenhuma ferramenta acompanha.
A carteira de BPO cresceu e cada cliente novo exige mais uma planilha.
Já houve pagamento feito sem autorização clara, ou discussão sobre quem autorizou.
A conciliação acumula pendências até o fechamento.
Cada analista entrega o relatório mensal num formato diferente.
O escritório quer oferecer ao cliente um portal com a própria marca.
Como conduzimos o projeto do sistema de BPO
O piloto roda com alguns clientes da carteira e uma rotina completa de pagamento e conciliação.
ETAPA 01
Imersão
Sentamos com os analistas durante uma semana de operação, do recebimento do boleto à conciliação, e listamos as planilhas, os canais de autorização e as regras que cada cliente impôs ao longo do tempo.
ETAPA 02
Engenharia
Modelamos cliente, contrato, título, autorização e pendência, definimos o que vem do banco, o que vai para o sistema contábil e quais clientes entram no piloto.
ETAPA 03
Construção
Em ciclos curtos, a equipe passa a operar os clientes do piloto pelo sistema, e o portal é testado com pessoas do lado do cliente que aprovam pagamentos de verdade.
ETAPA 04
Homologação
Durante um fechamento inteiro, o sistema roda ao lado das planilhas. Quando saldos, conciliações e relatórios coincidem, os clientes do piloto saem do controle antigo.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Os demais clientes migram por grupos, novas contas bancárias e novos formatos de relatório entram conforme a carteira pede, e cada mudança de regra é tratada como evolução acompanhada.
O que muda quando o BPO tem sistema próprio
Pagamento sempre com autorização guardada
Cada título pago aponta quem aprovou e quando, e a conversa com o cliente parte desse registro.
Carteira que não depende de uma pessoa
Pendências, regras e histórico ficam no sistema, e a ausência de um analista não para os clientes dele.
Crescer sem uma planilha por cliente
Cliente novo é cadastro com regra, e a equipe absorve a entrada sem inventar um controle a mais.
Dúvidas mais comuns
O que o sócio pergunta antes de tirar o BPO da planilha
“E o cliente que já tem ERP?”
O ERP dele continua. O sistema do BPO lê títulos e movimentos de lá quando há meio de integração, ou recebe arquivo, e devolve o que foi pago e conciliado. Ninguém pede ao cliente que troque de sistema.
“O cliente vai aprovar pelo portal?”
Uma parte aprova desde o primeiro dia. Para quem resiste, a aprovação também chega como aviso com link, e o registro fica igual. O canal muda; a regra de só pagar o aprovado não muda.
“Como fica o sigilo entre clientes?”
Cada cliente acessa só o que é dele, e cada analista vê a carteira que lhe foi atribuída. Acesso, alteração e aprovação ficam registrados, porque o escritório responde pelo dado financeiro que guarda.
“O sistema faz o pagamento no banco?”
Pode gerar o arquivo de remessa ou usar a integração que o banco oferece para isso, conforme o que o banco do cliente permite e o que o contrato com ele prevê. A decisão de quem dispara o pagamento é do escritório e do cliente.
“Por onde começar?”
Pelos clientes que mais consomem horas da equipe ou que mais geram dúvida no fechamento. Eles mostram depressa se o modelo de contrato, autorização e conciliação serve para o restante da carteira.
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Próximo passo
Se o BPO cresce uma planilha por cliente, o sistema que falta está espalhado nelas.
O diagnóstico acompanha uma rotina real de pagamento e conciliação, mostra onde a autorização e a pendência se perdem e devolve o recorte do primeiro sistema, com os clientes do piloto.
- Rotina de pagamento e conciliação mapeada
- Regras de cada cliente que hoje vivem em anotação
- Clientes do piloto e o que entra na primeira versão