O empreiteiro mede o que diz que fez. O fiscal confere o que consegue, e o pagamento sai no meio disso.
Construímos o sistema de medição em que o serviço executado por terceiros é registrado com evidência, conferido por quem fiscaliza e aprovado antes de virar pagamento, com o contrato e o saldo à vista.
O que aparece na véspera do fechamento
A medição é o momento em que o dinheiro sai. É também o momento com menos controle.
Construtoras, incorporadoras, concessionárias e indústrias com obras e manutenção contratam empreiteiros e prestadores pagos por quantidade executada. A medição chega na planilha do próprio terceiro, e verificar cada item exige ir ao local, o que nem sempre acontece.
O boletim vem na planilha do empreiteiro, com a quantidade dele, e o fiscal confere por amostragem porque não há tempo de verificar tudo.
Um item é pago duas vezes em medições seguidas, porque ninguém tinha à mão o acumulado por item do contrato.
A foto que comprovaria o serviço existe no celular de alguém, sem data confiável e sem ligação com o item medido.
O aditivo foi negociado por e-mail e o saldo do contrato não reflete o que ficou combinado.
O que construímos para medir o serviço de terceiros
O contrato, a medição e a evidência num mesmo registro, com papéis separados para quem executa, quem fiscaliza e quem paga.
Contrato como base da medição
Itens, unidades, quantidades contratadas e aditivos ficam cadastrados. A medição só aceita o que está no contrato, e o acumulado por item aparece a cada novo boletim.
Registro do terceiro com evidência
O prestador informa o que executou pelo aplicativo ou pelo portal, com foto, localização e data capturadas no ato. O registro chega ao fiscal já acompanhado da prova.
Conferência do fiscal no local
O fiscal percorre os itens medidos, aceita, ajusta ou recusa com justificativa, e a diferença entre o que foi pedido e o que foi aprovado fica registrada.
Aprovação e liberação para pagamento
O boletim conferido segue para aprovação conforme o valor e o contrato, e só o aprovado é enviado ao financeiro ou ao ERP para pagamento.
Saldo e avanço por contrato
Quanto foi medido, quanto falta e quanto foi glosado, por contrato, por obra e por prestador, sem montar planilha de acompanhamento.
Onde este caso termina
Não é um sistema completo de gestão de obras. É o controle da medição de terceiros, do registro no campo até a liberação do pagamento.
Software sob medida (esta página)
- A empresa paga terceiros por quantidade executada e precisa comprovar cada item.
- A medição chega na planilha do prestador e a conferência é por amostragem.
- O saldo de contrato e o histórico de glosa precisam morar num lugar confiável.
Automação de processos
- A medição já é registrada em sistema e o gargalo é o fluxo de aprovação e o envio ao financeiro.
- O trabalho é conferir documentos do prestador, como nota e certidões, antes do pagamento.
Orçamento de obra, cronograma físico-financeiro e diário de obra podem conversar com a medição, mas cada um é um recorte próprio. O primeiro projeto começa quase sempre pela medição, porque é nela que o dinheiro sai.
Quando faz sentido conversar
Medir com sistema próprio compensa quando o volume pago a terceiros é grande e a conferência não acompanha.
Com poucos contratos e itens simples, uma planilha bem controlada pode bastar. O investimento se justifica quando há muitos prestadores, muitos itens e evidência que precisa resistir a questionamento.
Boletins chegam em planilhas diferentes, cada uma no formato de um prestador.
Já houve pagamento em duplicidade ou acima do contratado.
A fiscalização não dá conta de conferir todos os itens antes do fechamento.
Glosas e aditivos se perdem entre e-mails e versões de planilha.
Como conduzimos o projeto da medição de terceiros
O piloto começa pelos contratos de maior valor ou mais contestados.
ETAPA 01
Imersão
Acompanhamos um fechamento de medição inteiro, do boletim do prestador ao pagamento, e ouvimos fiscal, engenharia de contratos e financeiro sobre onde cada um perde tempo ou confiança.
ETAPA 02
Engenharia
Modelamos contrato, item, medição e evidência, definimos papéis e alçadas de aprovação e escolhemos os contratos que entram no piloto.
ETAPA 03
Construção
Em ciclos curtos, prestadores e fiscais testam o registro e a conferência em serviços reais, e o formato do boletim é ajustado ao que o financeiro precisa receber.
ETAPA 04
Homologação
Por alguns ciclos de medição, o sistema roda ao lado da planilha, e os valores aprovados nos dois caminhos são comparados antes de qualquer pagamento.
ETAPA 05
Gestão e Sustentação
Novos contratos e tipos de serviço entram conforme a operação amplia, e mudanças de regra de aprovação são tratadas como evolução acompanhada.
O que muda quando a medição tem prova e dono
Pagamento só do que foi comprovado
Cada item pago tem registro, evidência e aprovação ligados a ele.
Discussão com o prestador baseada em registro
Glosa e ajuste têm justificativa e prova, e a negociação deixa de ser opinião contra opinião.
Contrato com saldo confiável
Medido, a medir e glosado aparecem atualizados por contrato, sem conciliação manual no fim do mês.
Dúvidas mais comuns
O que perguntam antes de mudar a medição
“O empreiteiro vai aceitar registrar no sistema?”
Quando a medição dele só é analisada por ali, ele passa a registrar. O acesso é simples e funciona no celular, inclusive sem sinal na frente de serviço.
“Serve para manutenção, e não só para obra?”
Sim. Qualquer serviço pago por quantidade medida segue a mesma lógica de contrato, item, evidência e aprovação.
“E o ERP?”
Segue cuidando de contas a pagar e contabilidade. O sistema de medição entrega a ele o valor aprovado, já com o contrato e o centro de custo.
“A evidência resiste a questionamento?”
Data, hora e localização são capturadas pelo aparelho no momento do registro e não podem ser editadas depois, e o histórico de cada alteração fica guardado.
“Por onde começar?”
Pelos contratos de maior valor ou mais contestados. Eles mostram depressa se o modelo de medição funciona para a empresa.
Outros casos desta frente
Motor de preço e política comercial com alçada
Motor que calcula o preço de cada negociação pela política da empresa, protege a margem mínima e envia o desconto fora da regra para a alçada certa aprovar.
Portal de pedidos B2B
Portal em que o cliente B2B faz o pedido com o preço, o prazo e a condição dele, conferido contra estoque e crédito e entregue ao ERP sem redigitação.
Portal do embarcador
Portal em que o embarcador acompanha cada carga, baixa o comprovante de entrega e abre ocorrência, alimentado pelos sistemas que a transportadora já usa.
Rastreabilidade de lote na produção
Rastreio de lote da matéria-prima recebida ao produto expedido, com consulta para frente e para trás, construído sobre o processo da empresa e integrado ao ERP.
Adequação da emissão fiscal à Reforma Tributária
Adequação do sistema próprio que emite documento fiscal ao IBS e à CBS: cadastro, cálculo, documento e convivência com o modelo atual durante a transição.
Aplicativo de campo offline
Aplicativo para medição, ordem de serviço e entrega que registra sem sinal, com foto, localização e assinatura, e sincroniza com o sistema da empresa quando a rede volta.
Próximo passo
Se a medição é conferida por amostragem, o pagamento está sendo feito por confiança.
O diagnóstico acompanha um fechamento real, mostra onde a conferência não alcança e devolve o recorte do primeiro sistema, com os contratos do piloto e o caminho até o pagamento.
- Fluxo de medição mapeado do prestador ao financeiro
- Pontos em que falta evidência ou conferência
- Contratos do piloto e regra de aprovação